При прийнятті платіжних інструкцій на виплату заробітної плати банки контролюють факт сплати ПДФО та військового збору і ретельно перевіряють суми ЄСВ в платіжних інструкціях. Як отримати довідку-розрахунок та пройти контроль ЄСВ розповімо у мінікурсі.

В яких випадках потрібна довідка-розрахунок

При кожній виплаті заробітної плати роботодавець зобов’язаний сплачувати ЄСВ. Банки в свою чергу перевіряють не тільки наявність платіжної інструкції, а й достатність суми єдиного внеску. Якщо сума ЄСВ в платіжці менше 22% суми коштів для виплати заробітної плати, то разом з платіжними інструкціями на видачу (перерахування) коштів для виплати зарплати потрібно надавати довідку-розрахунок, погоджену з контролюючим органом за місцем взяття на облік платника ЄСВ (п. 3 Порядку прийняття надавачами платіжних послуг на виконання платіжних інструкцій на виплату заробітної плати, затвердженого наказом Мінфіну від 16.09.2022 №291, далі – Порядок №291).

Довідка-розрахунок знадобиться, якщо:

на підприємстві працюють особи з інвалідністю;
виплачується заробітна плата в розмірі, що перевищує максимальну базу для нарахування ЄСВ;
існує переплата з єдиного внеску.

Однак, ЄСВ-контроль стосується не всіх роботодавців. Без перевірки суми ЄСВ банки приймають платіжні інструкції у бюджетних організацій, Пенсійного Фонду, підприємств УТОГ та УТОС, резидентів Дія Сіті, іноземних представництв, дипломатичних і консульських установ. Такі роботодавці мають самостійно підтвердити свій статус під час відкриття рахунків у банку або при зміні статусу.

Як отримати довідку-розрахунок

Існує два варіанти отримання довідки: в паперовому вигляді та в електронній формі.

В паперовій формі довідку-розрахунок нарахування та сплати ЄСВ складайте у трьох примірниках за формою, визначеною в Додатку 1 Порядку №291, та погоджуйте в ДПС за місцем взяття на облік платника єдиного внеску.

Шаблон та зразок заповнення завантажуйте тут.

Один примірник погодженої довідки-розрахунку в паперовій формі надається в банк, другий – контролюючому органу, третій – залишається у платника ЄСВ.

Довідку-розрахунок в електронному вигляді формуйте в Е-кабінеті платника податків у розділі «Введення звітності». Заповніть електронний документ за ідентифікатором форми J1330001 (для юридичних осіб) або F1330001 (для фізичних осіб).

Після надходження електронної довідки до ДПС здійснюється її автоматична перевірка. Очікуйте дві квитанції:

у першій квитанції міститься інформація про результати перевірки. У разі негативного результату надсилається відмова у прийнятті і зазначаються причини відмови. В такому разі другу квитанцію вже не отримаєте;
у другій квитанції повідомляється про реєстрацію документа в контролюючому органі.

Податківці зобов’язані невідкладно погоджувати електронний документ. Погоджена довідка-розрахунок (або відмова у погодженні) надійде в електронний кабінет з наявними кваліфікованим електронним підписом та кваліфікованою електронною печаткою.

Причини відмови у погодженні довідки-розрахунку

Податківці не погодять довідку у разі:

заповнення довідки-розрахунку не за формою, визначеною в Додатку 1 до Порядку №291;
виявлення недостовірної інформації;
подання довідки-розрахунку до ДПС не за місцем взяття на облік платника ЄСВ.

У погодженні документа також відмовлять, якщо заповнені не всі поля. Наприклад, відсутність записів у полі «Інформація для надавача платіжних послуг» стане причиною відмови.

В які терміни звертатися за отриманням довідки-розрахунку

Довідка-розрахунок заповнюється під кожну виплату зарплати, коли не виконується умова 22% від суми в платіжній інструкції. І хоча Порядок №291 не містить конкретних вказівок щодо термінів подання довідки, ДПС погоджує довідку в день виплати заробітної плати.

Увага! Надсилайте довідку-розрахунок на погодження в день виплати заробітної плати.

Довідка про видачу коштів для виплати заробітної плати без перевірки сум сплати ЄСВ

Податківці при перевірці довідки-розрахунку можуть прийняти рішення про видачу платнику податків довідки, яка звільнить його від проходження ЄСВ-контролю в банку.

Отримати таку довідку можуть роботодавці, у яких сума ЄСВ менше ніж 22% від зарплати у зв’язку із застосуванням максимальної величини бази нарахування ЄСВ. Головна умова – відсутність порушень законодавства про нарахування та сплату єдиного внеску протягом 12 місяців, що передують зверненню.

Така довідка діє протягом 12 місяців.

Якщо платник порушить законодавство про нарахування та сплату ЄСВ, ДПС відкликає довідку і надсилає відповідне повідомлення платнику та до обслуговуючого банку. З цього моменту для такого платника застосовується ЄСВ-контроль і повертається обов’язок подавати довідку-розрахунок.

Як заповнити довідку-розрахунок

Алгоритм заповнення довідки-розрахунку з прикладами знайдете у роз’ясненнях податківців.

У рядку 1 «Заробітна плата, зазначена в платіжній інструкції або грошовому чеку» відображайте суму зарплати, що вказана у платіжній інструкції, тобто заробітну плату зменшену на суму ПДФО та військового збору, тобто «чисту зарплату».

У рядку 1.1 «Заробітна плата, що перевищує максимальну величину, з якої справляється єдиний внесок» показуйте суму перевищення максимальної величини фактичних витрат на оплату праці найманих працівників (у 2025 році – 160000,00 грн), яка зменшена на суму відрахувань податків – чисту суму перевищення. Наприклад, заробітна плата 190000,00 грн. Сума перевищення – 30000,00 грн. В довідку заносимо 23100,00 грн (30000,00 грн - 54000 грн (ПДФО - 18%) - 1500,00 грн (ВЗ - 5%)).

У рядку 1.2 «Заробітна плата працюючих інвалідів» відображайте суму зарплати осіб з інвалідністю без урахування податків.

У рядку 2 «22% х (р. 1 - р. 1.1 - р. 1.2)» розрахуйте 22% від різниці рядків 1, 1.1 та 1.2. При формуванні довідки-розрахунку в електронній формі розрахунок зазначеного рядка здійснюється автоматично.

У рядку 3 «8,41% х р. 1.2» зазначте 8,41% від суми, зазначеної у рядку 1.2. В електронній формі рядок заповнюється автоматично.

У рядку 4 «Переплата єдиного внеску» покажіть суму переплати ЄСВ за мінусом авансових платежів, здійснених до дня отримання коштів в банку за поточний звітний період та у поточному звітному періоді. Тобто до суми переплати не входить, наприклад, ЄСВ, сплачений до 20 травня 2025 року із заробітної плати за квітень та 1 половину травня 2025 року.

У рядку 5 «Сума єдиного внеску, яка зазначається в платіжній інструкції та підлягає перерахуванню (р. 2 + р. 3 - р. 4)» розрахуйте за формулою суму ЄСВ, що підлягає перерахуванню. При формуванні довідки-розрахунку в електронній формі розрахунок зазначеного рядка здійснюється автоматично. У разі незгоди з автоматичним розрахунком в поле можна самостійно внести зміни.

У першому полі «Інформація для надавача платіжних послуг» покажіть заробітну плату, що зазначена у платіжній інструкції.

У другому полі відображайте дату, номер і суму платіжної інструкції на сплату ЄСВ. Ця сума не може бути менша за суму показника у рядку 5. Якщо у рядку 5 отримали від’ємне значення, вказуйте номер та суму платіжної інструкції, згідно якої виникла переплата ЄСВ.

Висновки

Сума ЄСВ в платіжній інструкції не може бути менше ніж 22% від суми «чистої» зарплати.
В разі якщо сума ЄСВ менша, потрібна довідка-розрахунок.
Довідка складається в паперовій або в електронній формі.
Довідка-розрахунок погоджується на кожну виплату заробітної плати.

Шаблони та зразки документів:

Довідка-розрахунок нарахування та сплати ЄСВ

Як у банку пройти ЄСВ-контроль & зразок довідки-розрахунок

Як у банку пройти ЄСВ-контроль & зразок довідки-розрахунок