Автотранспорт на підприємстві: облік, ПММ, ремонт, ТТН, списання

Додаткові матеріали

Презентація

Наказ про затвердження форми подорожнього листа вантажного автомобіля

Подорожній лист вантажного автомобіля в міжнародному сполученні

---

Текстове розшифрування відео

Документальне оформлення списання ПММ: подорожній лист, акт списання. Чи можна складати за місяць? Чи треба зазначати маршрут руху? Лише в літрах чи обов’язково і в гривнях? Типові помилки оформлення на основі судової практики.

Подорожні листи, хоч і були скасовані в 2013 році, залишаються корисним інструментом первинного обліку для списання ПММ. 

Підприємства можуть використовувати старі форми або розробити власні, назвавши їх, наприклад, актом використання чи списання ПММ. Головне, щоб документ містив всі обов'язкові реквізити первинного документа. Податкові органи та суди підтверджують право платника податків розробляти власні форми для списання ПММ (листи ДФСУ від 02.11.2015 р. № 23178/6/99-99-19-02-02-15, від 09.06.2015 р. № 11999/6/99-99-19-01-01-15) і суди (Постанова П’ятого апеляційного адмінсуду від 12.02.2020 р. у справі № 420/2485/19 https://reyestr.court.gov.ua/Review/87526195,  Постанова ВС від 09.11.2021 р. у справі № 817/1629/15).

Існує цікавий судовий прецедент, коли підприємство використовувало стару форму подорожнього листа, і податківці відмовились її приймати через те, що форма була скасована (постанову Другого апеляційного адміністративного суду від 31.03.2023 https://reyestr.court.gov.ua/Review/109942659 ). Хоча суд визнав можливість використання скасованих форм, краще розробити власну форму або використовувати стару без зазначення "затверджено Держстатом".

Щодо обов'язкових реквізитів - важливо звернути увагу на одиниці виміру. До 2021 року достатньо було натуральних вимірників (літрів), але після змін у Положенні №88 стало обов'язковим зазначення грошового вимірника, а натуральний - за можливості.

Податкові органи роз'яснили, що документи лише з натуральними показниками не можуть вважатися первинними (ІПК ДПС від 05.10.2021 р. № 3717/ІПК/99-00-21-02-02-06 ). Хоча судових прецедентів щодо подорожніх листів з цього питання ще немає, для мінімізації ризиків рекомендується додати в подорожні листи колонку з грошовим виміром. Це може бути окрема графа або загальна сума в кінці документа.

Заповнювати вартісні показники має бухгалтерія, а не водій, оскільки необхідно враховувати метод вибуття запасів (FIFO чи середньозважена вартість), який визначається лише в кінці місяця.

Можливий варіант, коли подорожній лист містить лише літри, а комісія в кінці місяця складає акт із зазначенням грошових показників. Однак це не найкращий варіант, оскільки податківці можуть розцінити такий акт як зведений документ і поставити під сумнів первинність подорожніх листів без вартісних показників.

Щодо заповнення маршруту руху - недостатньо вказати загальне формулювання "в межах міста". Податкові органи вимагають детального опису маршруту з вказівкою вулиць. Навіть поїздка на заправку в інший населений пункт має бути відображена в маршруті.

При використанні GPS-моніторингу можна зазначати маршрут за трекерами, але необхідно переконатися, що ці дані зберігаються і всі маршрути відповідають господарській діяльності.

В подорожньому листі обов'язково має бути інформація про транспортний засіб (держномер, марка), водія, дату виїзду, бажано також час виїзду і прибуття. Важливо вказувати показники спідометра та пробіг. Податківці інколи навіть перевіряють відстані між населеними пунктами по Google -картах, хоча в судах вдається довести, що такий метод перевірки некоректний.

Відмітки механіка і медсестри не є обов'язковими, подорожній лист не втрачає чинності за їх відсутності. Якщо ви розробляєте власну форму, можете взагалі не включати ці графи, а вести відповідні журнали окремо.

Навіть незначні помилки, такі як відсутність часу виїзду чи нестиковки в пробігу, хоч і не є обов'язковими реквізитами, можуть викликати сумніви податківців щодо реальності операцій. Вони можуть поставити під сумнів достовірність первинного документа і зняти витрати, а також податковий кредит.

При складанні подорожнього листа на місяць необхідно деталізувати інформацію по днях чи поїздках. Загальна сума, наприклад "400 л за місяць", не підійде, оскільки не розкриває суть операцій.

При використанні GPS-моніторингу важливо зазначити в подорожньому листі, що пробіг та маршрут визначаються саме за цими показниками, а не за спідометром. Хоча GPS-навігатор формально не є вимірювальним приладом і має більшу похибку, судова практика підтверджує можливість використання таких даних для заповнення подорожніх листів (рішення П’ятого апеляційного адміністративного суду від 23.06.2022 у справі № 420/18114/21 https://reyestr.court.gov.ua/Review/104903032).

Розглянемо ситуацію, коли подорожні листи взагалі не заповнювались (наприклад, керівник відмовився їх вести після скасування форми в 2013 році). Виникає питання: чи можна списати паливно-мастильні матеріали тільки на підставі зведеного акту за місяць, де комісія фіксує початкові та кінцеві залишки, використання палива? Хоча існує позитивна судова практика з цього питання (Постанова ВС від 09.03.2021 р. у справі № 160/3026/19), такий підхід категорично не рекомендується.

Найкращий варіант документального оформлення:

• Подорожній лист із зазначенням кількості в літрах та вартості в гривнях
• Додатковий акт комісії в кінці місяця для підтвердження господарського характеру використання

Другий варіант:

• Подорожні листи в літрах
• Акт комісії з показниками в літрах та гривнях

Найгірший варіант:

• Тільки акт без подорожніх листів (хоча такий варіант теж може бути відстояний у суді, але привертає увагу контролюючих органів)