Нова зарплатна звітність-2025: максимум безпеки – мінімум штрафів!

Ви на відеокурсі «Нова зарплатна звітність 2025». Це модуль другий: Додаток 1 «Відомості про нарахування заробітної плати, доходу, грошового забезпечення застрахованим особам». У цьому додатку ми відображаємо ЄСВ-нарахування та відповідні зобов’язання.

Отже, це урок перший — огляд розрахункової таблиці.
Під відео, в описі до цього уроку, ви знайдете безпосередньо саму таблицю Додатку 1. Ви можете її завантажити і вивчати просто зараз разом зі мною на цьому уроці. Я також тримаю її в руках і зараз пройдуся по ній.

Зроблю коротенький огляд того, що нам потрібно нагадати щодо заповнення цього додатку. Зверніть, будь ласка, увагу, що Додаток  1, порівняно з попередньою квартальною формою звітності, яку ми заповнювали, не зазнав суттєвих змін — майже їх немає. Тому можемо спокійно переходити до розгляду відповідних реквізитів, розуміючи, що сюрпризів тут не варто очікувати.

Отже, рядочок 1 відображає тип форми розрахунку: «звітна», «звітна нова» або «уточнююча». Це залежить від того, яку форму ви заповнюєте. Для січня вперше ми обираємо «звітна». Рядочок 2 — звітний податковий період: тут відображається рік (2025) і номер місяця (для січня — 1, для лютого — 2, для березня — 3 і так далі). У рядку 2 немає показника номера розрахунку.

Далі рядочки 3 і 4 (3 і 3.1) відображають реквізити платника єдиного внеску: найменування і податковий номер. У рядках 0.32 і 0.33 окремо можуть проставлятися дані щодо уточнюючих показників, які використовують підприємства, що мають філії або перебувають у стадії ліквідації. Якщо у вас таких випадків немає, то нічого тут не заповнюється.

Сама розрахункова таблиця, як і завжди, починається з номера за порядком. Наступним рядком 5  вказуємо, чи є відповідна особа, по якій ми наводимо інформацію, громадянином України («так» чи «ні»). Далі у 6 колонці зазначаємо стать застрахованої особи (чоловік чи жінка).  Колонка 7 відображає реєстраційні дані платника податку, тобто податковий номер або дані паспорта, якщо особа відмовилась від податкового номера.

Колонка 8 вказує категорію застрахованої особи, яку ми обираємо відповідно до виду доходу, що нараховується.  Для зарплати це код доходу 01 (ставка 22%). Для бюджетних установ — код 25 (у них свій окремий код). Для зарплати осіб з інвалідністю — код 02. Для нарахованих сум винагороди за договорами цивільно-правового характеру — ознака коду 26. Якщо нараховується допомога з тимчасової втрати працездатності звичайним працівникам, то код 29; якщо це допомога по вагітності та пологах — код 42. Інші коди (залежно від статусу вашого підприємства та видів нарахувань) залишилися без змін і ставляться за звичною для вас практикою.

Колонка 9 «Код типу нарахувань» обирається залежно від того, чи потрібно коригувати інформацію по доходу або ЄСВ минулих періодів, чи потрібно окремо відображати суми відпускних, здійснювати доплату ЄСВ до мінімалки тощо. Також сюди належать ситуації з коригуванням сум, коли мали не тільки нарахування, але й утримання ЄСВ. Відповідні типи (6, 7 тощо) передбачено для різних випадків, а тип 1 використовують, наприклад, при рознесенні пропорційних сум нарахування за винагородами, що охоплюють періоди більше одного місяця, або за нарахуванням середнього заробітку за рішенням суду (вимушений прогул). Ці моменти детальніше розглянемо в окремих прикладах.

Далі  колонка  10 — це місяць і рік, за який проводиться нарахування (наприклад, «01.2025»). Колонка 11 — прізвище, ім’я та по батькові застрахованої особи. Важливо пам’ятати про коректність ПІБ і податкового номера, щоб уникнути помилок у Реєстрі застрахованих осіб, адже похибка в одній літері або цифрі може призвести до невірного відображення доходу та стажу. Згодом це може вимагати трудомістких уточнень, що створює незручності для підприємства.

Колонки 12, 13, 14 і 15, як і раніше, відображають кількість днів трудових відносин, днів за цивільно-правовими відносинами, днів без збереження заробітної плати (тимчасової непрацездатності) та днів відпустки по вагітності й пологах. Колонки 16, 17 і 18 містять суми:

16 — суми нарахованого доходу без дотримання максимальної межі (повне нарахування),

17 — з урахуванням максимальної межі,

18 — різницю для доплати ЄСВ до мінімалки (за необхідності).

Колонка 19  «Сума отриманого єдиного внеску» в поточних умовах зазвичай не заповнюється, однак збережена для можливого коригування показників минулих періодів, коли існували утримання ЄСВ із зарплати чи з інших доходів фізичних осіб.

Колонка 20 «Сума нарахованого єдиного внеску за звітний місяць» показує конкретну суму ЄСВ у розрізі кожної застрахованої особи та виду доходу, залежно від обраної ставки. Колонки 21, 23, 22 і 24 не є розрахунковими — вони відображають додаткову інформацію: чи є це основним місцем роботи чи сумісництвом, чи є трудова книжка, чи встановлено неповний робочий день, чи створено нове робоче місце тощо. Останнє стосується підприємств, які спеціально працевлаштовують нових працівників на нові посади із правом на пільгу по ЄСВ (згідно із Законом «Про зайнятість»), якщо при цьому не відбувалося скорочення штату або фонду оплати праці.

Колонка 23 також містить позначку про наявність спецстажу, що згодом потрібно відображати в Додатку 6. Колонка 25 дає змогу позначити вилучення або додавання рядків (використовується під час заповнення «звітної нової» або «уточнюючої» форми). А колонка 26 вказує наявність трудового договору з нефіксованим робочим часом (роботодавці, які його уклали, мають тут робити позначку).

Після заповнення цього розрахунку Додатка обов’язково друкуємо його (якщо подаємо в електронній формі, то після електронного підпису) і проставляємо дату подання. Далі вносимо податкові реквізити керівника та головного бухгалтера (податковий номер, ПІБ і підпис). Таким чином ми сформували наш Додаток Д1 і здійснили його огляд безпосередньо в розрахунковій таблиці.