Розрахунок лікарняних і декретних: як виправляти типові види помилок

Помилки у розрахунку лікарняних та декретних можуть призвести до штрафів та непорозумінь з ПФУ. Далі – найпоширеніші помилки під час їх нарахування, способи як їх уникнути, та як спростити розрахунок.

 

Не враховані обмеження для лікарняних

Якщо протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку застрахована особа має страховий стаж менше ніж 6 місяців, середньоденна зарплата визначається з нарахованої заробітної плати, з якої сплачуються страхові внески, але в розрахунку на місяць не вище за розмір мінзарплати у місяці настання страхового випадку (п. 29 Порядку № 1266).

Приклад 1.

Працівник, якого прийнято на роботу з 17.06.2024 р., з 21 по 30 жовтня оформив листок непрацездатності (10 к. дн.).

Загальний страховий стаж працівника – 7 років.

Страховий стаж за останні 12 місяців – менше ніж 6 місяців.

Розрахунковий період: липень-вересень 2023 року (92 к. дн.).

Сума зарплати у розрахунковому періоді – 51 000 грн (посадовий оклад – 17 000 грн).

• Середньоденна з/п:

  51000 : 92 к. дн.= 554,35 грн/к. дн.

• Денна виплата (70% середньоденної з/п, оскільки загальний страховий стаж працівника 7 років):

  554,35 × 70% = 388,04 грн

• Обмежуючий показник:

  8000 грн : 30,44 = 262,81 грн

  Оскільки 388,04 грн > 262,81 грн, для оплати лікарняних застосовується показник 262,81 грн

• Сума лікарняних:

  262,81 грн × 10 к. дн. = 2628,1 грн

 

Не враховані обмеження для декретних

Якщо протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку застрахована особа має страховий стаж менше ніж 6 місяців, середньоденна заробітна плата визначається з нарахованої заробітної плати, з якої сплачуються страхові внески, але в розрахунку на місяць не вище двократного розміру мінзарплати та не менше за розмір мінзарплати у місяці настання страхового випадку. (п. 29 Порядку № 1266).

Приклад 2.

Працівниця, яку прийнято на роботу 08.07.2024 р., надала листок по вагітності та пологах на 126 к. дн. (з 14.10.2024 р.).

За останні 12 місяців страховий стаж менше ніж 6 місяців.

Розрахунковий період для обчислення декретних: серпень – вересень 2024 року (61 к. дн.).

Сума зарплати у розрахунковому періоді – 36 000 грн (посадовий оклад – 18 000 грн).

• Середньоденна з/п:

  36000 грн : 61 к. дн. = 590,16 грн

• Середньоденна з/п з розрахунку мінзарплати:

  8000 грн : 30,44 = 262,81 грн

• Середньоденна з/п з розрахунку 2 мінзарплат у місяці настання страхового випадку:

  (8000 грн × 2) : 30,44) = 525,62 грн

  Оскільки 590,16 грн > 525,62 грн, декретні обчислюються з показника 525,62 грн

• Сума допомоги:

  525,62 грн × 126 к. дн.= 66 228,12 грн

 

Неправильно обрані поважні причини відсутності заробітку та/або помилки при розрахунку з посадового окладу

Якщо у розрахунковому періоді перед настанням страхового випадку застрахована особа з поважних причин не мала заробітку або страховий випадок настав у перший день роботи середню зарплату визначають з посадового окладу або його частини на день настання страхового випадку. Якщо тарифна ставка (посадовий оклад) не встановлюється, розрахунок проводять з розміру мінзарплати (або її частини), на день настання страхового випадку (п. 28 Порядку № 1266).

Приклад 3.

Працівник, якого прийнято на роботу 17.05.2021 р., з 21 по 30 жовтня 2024 року оформив листок непрацездатності (10 к. дн.).

У розрахунковому періоді – поважні причини відсутності.

Оклад працівника – 18 000 грн.

Загальний страховий стаж – понад 8 років.

Страховий стаж за останні 12 місяців > 6 місяців.

• Середньоденна зарплата обчислюється з окладу:

  12000 грн : 30,44 = 591,33 грн

• Сума лікарняних за 10 к. дн.:

  591,33 грн × 10 к. дн. = 5913,30 грн

 

Помилковий розрахунок за відсутності повного місяця роботи

У разі, коли застрахована особа перебувала у трудових відносинах менше ніж календарний місяць за останнім основним місцем роботи, розрахунковий період визначається за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку (п. 27 Порядку № 1266).

Приклад 4.

Працівник, якого прийнято на роботу з 23.09.2024 р., з 21 по 30 жовтня 2024 р., оформив листок непрацездатності (10 к. дн.).

Загальний страховий стаж працівника – понад 8 років.

Страховий стаж за останні 12 місяців – понад 6 місяців.

Розрахунковий період: фактично відпрацьований час за вересень – жовтень 2024 року (28 к. дн.).

Сума зарплати у розрахунковому періоді за фактично відпрацьований час – 19 740 грн (за вересень – 5 640 грн, за жовтень – 14 100 грн).

• Середньоденна з/п:

  19 740 грн : 28 к. дн.= 705,00 грн

• Сума лікарняних за 10 к. дн.:

  705,00 грн × 10 к. дн. = 7050,00 грн

 

Не враховані максимальні обмеження виплат

Середньоденна заробітна плата (дохід, грошове забезпечення) не може перевищувати максимальну величину бази нарахування ЄСВ з розрахунку на один календарний день, яка обчислюється шляхом ділення встановленого її розміру в останньому місяці розрахункового періоду на середньомісячну кількість календарних днів (30, 44) (п. 4 Порядку № 1266).

Приклад 5.

Працівник, якого прийнято на роботу з 08.01.2024 р., з 21 по 30 жовтня оформив листок непрацездатності (10 к. дн.).

Загальний страховий стаж працівника – понад 8 років.

Страховий стаж за останні 12 місяців – понад 6 місяців.

Розрахунковий період: лютий – вересень 2024 року (243 к. дн.).

Сума зарплати у розрахунковому періоді – 1 080 000 грн (посадовий оклад 135 000 грн).

Максимальна величина бази нарахування ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду (вересень) 2024 р. – 120 000 грн.

• Середньоденна з/п:

  1080000 грн : 243 = 4444,44 грн

• Обмежуючий показник максимального розміру лікарняних:

  120000 : 30,44 = 3 942,18 грн

  Розрахунок лікарняних проводиться з обмежуючого показника – 3942,18 грн (оскільки 4444,44 грн > 3 942,18 грн)

• Сума лікарняних за 10 к. дн.:

  3 942,18 грн × 10 к. дн. = 39421,80 грн