Як працювати з Вчасно.Каса: додаткові можливості ПРРО, які не варто ігнорувати

Ви дізнаєтесь:

• Як відкрити/закрити зміну та провести продаж/повернення товару
• Як зареєструвати торгову точку і касу з вебкабінету «Вчасно.Каса»
• Про можливість налаштування автоматичного закриття зміни та підключення банківських терміналів до ПРРО

Як працювати із касою від відкриття зміни до закриття? Які додаткові можливості ПРРО не варто ігнорувати?

Відкриття зміни, внесення розмінної монети

Після того, як ви налаштували касу, додали товари й розібралися, що є у вебкабінеті «Вчасно.Каса», розберемося, як працювати з касою.

На початку дня необхідно відкрити зміну. Все дуже просто:

• Переходимо до розділу Торгові точки та каси.

• Обираємо касу зі списку і натискаємо кнопку Відкрити зміну.

Ви побачите ваше робоче місце із переліком товарів.

За потреби, якщо ви працюєте з готівкою, внесемо розмінну монету, щоб видавати решту вашим покупцям:

• Праворуч обираємо Дії – Внесення.

• У відкритому вікні вносимо суму й натискаємо Надіслати.

Після внесення з’явиться залишок, який буде змінюватися протягом дня, відповідно до вашої роботи з готівкою.

Проведення продажу товарів

Тепер переходимо до сторінки продажу товарів:

• Обираємо з каталогу потрібний товар або товари, додаємо їх до чека продажу.

• Вказуємо кількість (- / +).

• За потреби через олівець редагування додаємо знижку.

• Обираємо спосіб оплати – Готівка або Картка. Ширший перелік можливих видів оплат – кнопка Ще.

• Якщо обрали готівку, вказуємо отриману суму. Бачимо решту.

• Натискаємо Створити чек.

На екрані з’являється чек з усіма реквізитами. Також праворуч бачимо дії, які можна виконати із чеком.

Відправка покупцю електронного чека

У переліку дій можемо обрати:

• Відправити чек на Viber/SMS

  Якщо у вашого покупця встановлений Viber, чек надійде йому в цьому месенджері, якщо не встановлений – у SMS-повідомленні.

• Відправити чек на email

  Цей варіант – безкоштовний.

Обираємо послугу, вказуємо у відповідному полі контакт клієнта і натискаємо Відправити.

Проведення повернення товарів

Щоб здійснити повернення:

• Вгорі праворуч змінюємо тип чека з Чек продажу на Чек повернення.

• Нижче натискаємо на Виберіть чек. Відкривається меню пошуку.

• Обираємо потрібний чек і натискаємо Провести повернення (↩).

Як бачимо, чек повернення – абсолютно ідентичний чеку продажу. За потреби його можна редагувати, зробивши часткове повернення.

Проведення продажу товарів за умови отримання часткової передплати

Як бути у разі отримання передплати за товар? Як ви вже бачили, серед типів чека є також Чек передплати і Чек післяплати.

• Змінюємо тип чека на Чек передплати.

• Обираємо товар (вказуємо кількість, знижку).

• Вносимо суму передплати у відповідному полі.

• Обираємо спосіб оплати і тиснемо Створити чек.

Не турбуйтеся, зараз цей товар не спишеться із ваших залишків. Чек містить у номенклатурі послугу передплати, а у коментарі ви можете бачити, за який саме товар було внесено аванс.

Тепер уявімо, що клієнт прийшов придбати товар і приніс залишок суми:

• Змінюємо тип чека на Чек післяплати. Бачимо перелік усіх чеків передплати.

• Знаходимо потрібний чек, обираємо його.

• Обираємо спосіб оплати і тиснемо Створити чек.

Бачимо готовий чек із номенклатурою, де попередній аванс перетворився у знижку, і посилання на чек передплати.

Отже, ми розглянули основні операції, які здійснює касир протягом дня.

Закриття зміни та формування Z-звіту

Щоб завершити день і отримати Z-звіт:

• Праворуч обираємо Дії – Видача.

• У відкритому вікні вносимо суму готівки за день й натискаємо Надіслати.

  Залишок готівки тепер 0.00 грн. Це необов’язкова процедура, якщо у налаштуваннях обрано варіант обнуляти залишок за звітом, або якщо ви фактично не забираєте готівку із касового місця.

• Закриваємо зміну. Через те, що Z-звіт є незворотною операцією, перед цим зробимо X-звіт для перевірки, наприклад, збігу коштів по різних типах оплат:

• • Праворуч обираємо Дії – X - Звіт.

  • Перевіряємо X-звіт, який є ідентичним Z-звіту.

  • Якщо все правильно, закриваємо X-звіт і натискаємо кнопку Закрити зміну.

Щоб переглянути Z-звіт:

• Переходимо до розділу Торгові точки та каси.

• Знаходимо останню зміну.

• Тиснемо праворуч на значок документа. Бачимо Z-звіт.

Ось і все. Наступного дня повторюємо все те ж саме.

Далі – про можливості, які не варто ігнорувати, бо вони можуть полегшити роботу із касою

Реєстрація торгових точок і каси з вебкабінету «Вчасно.Каса»

Чомусь багато хто досі подає усі заявки з кабінету податкової. Проте, як ми показували у попередніх уроках, у вебкабінеті це робити набагато швидше і легше. Крім цього, вже наявну заявку можна скопіювати та за хвилину зареєструвати додаткову касу.

При цьому не хвилюйтеся, всі ці заявки ви також зможете за потреби знайти у вашому кабінеті платника податків, де вони автоматично створюються після їх подачі із вебкабінету «Вчасно.Каса».

Автоматичне закриття зміни

Напевно, одним із найзручніших додаткових інструментів є автоматичне закриття зміни.

Щоб налаштувати:

• Переходимо до розділу Торгові точки та каси.

• Обираємо касу в списку і натискаємо на три крапки (⁝) – Налаштування каси.

• У блоці Автозакриття зміни обираємо діапазон часу.

Рекомендується ставити саме проміжок часу, а не точний конкретний час, адже у цей момент каса може бути зайнята: наприклад, можуть проводитися офлайн-чеки або касир здійснює якісь коригування. Протягом обраного діапазону часу відбувається зняття Z-звіту без участі касира, коли каса у стані спокою.

Цей інструмент – must-have для інтернет-торгівлі, де, як правило, навіть видачу чеків автоматизують. Для офлайн-торгівлі ця можливість допоможе підстрахувати касира у разі, якщо він чи вона забудуть зробити Z-звіт. Зміна закриється автоматично, і ніяких порушень не буде.

Підключення банківських терміналів до ПРРО

Закон вимагає наявності у чеку даних про електронний платіжний засіб, якщо оплата здійснювалася карткою через термінал. Відсутність цих даних може тягнути за собою штраф, а щоразу додавати їх вручну довго та незручно.

У «Вчасно.Каса» можна під’єднати термінал до вебкабінету за допомогою застосунку Device Manager. Детальна інструкція, як це зробити, є у вкладці Еквайринг розділу Налаштування компанії, тож зараз не будемо на цьому зупинятися.

Можливості мобільного застосунку «Вчасно.Каса»

Наступна можливість, неабияк корисна зараз, під час постійних відключень світла, – це робота вашої каси, яку ви можете підстрахувати використанням мобільного застосунку.

Якщо ви використовуєте вебкабінет «Вчасно.Каса», то після авторизації у завантаженому мобільному застосунку ви зможете побачити всі ваші товари та каси просто зі смартфона. Навіть якщо світло вимкнули посеред зміни – відкрийте застосунок і продовжуйте працювати з тією ж касою вже з нього.

Якщо у вас облікова система, ви можете імпортувати всі ваші товари в кабінет і також використати застосунок як підстраховку на період блекаутів.

Крім цього, до застосунку можна під’єднати прийом оплат за допомогою QR-коду та технологією Tap To Phone, яка перетворить ваш смартфон на банківський термінал.

Підсумки

Отже, ми розібралися, як працювати із програмною касою, які дії потрібно виконувати, щоб працювати правильно і не боятися штрафів.

Також ви дізналися, які додаткові можливості варто використовувати у вашому ПРРО.