Як сформувати Зарплатний звіт з ЄСВ, ПДФО і ВЗ за 1 квартал у ФріЗвіт

А чи часто ви стикаєтесь з проблемою подачі об'єднаного звіту через Електронний кабінет? Думаю, що більшість з вас каже відповідь «Так». В цьому блозі я розгляну, яким варіантом можна скористатися, щоб уникнути ось цих типових помилок, які є в Електронному кабінеті і які не дозволяють якісно і швидко подати об'єднаний звіт через Кабінет платника податків.

***

Поговоримо яким чином це все зробити, а будемо це виконувати за допомогою додаткового програмного забезпечення FreeZvit, яке додатково потрібно інсталювати на ваш комп'ютер чи ноутбук, і за допомогою цієї програми сформувати електронну звітність у xml-файлі вигрузити та завантажити в Кабінет платника податків та швидко відправити до податкової.

Для цього спочатку інсталюємо додаткове програмне забезпечення.

Пишемо в пошуковику FreeZvit і ось за відповідною адресою ви переходите на сторінку компанії, де можна завантажити. Для цього у блоці «Файли» переходимо до самої програми FreeZvit.

Ось використовуємо FreeZvit, за цим гіперпосиланням завантажуємо файл (архів), відкриваємо ось такий документ. В мене версія 10.4.21, ви її встановите на комп'ютері, ось попередньо покажу як це відбувається.

Натискаємо «Далі».

Тиснемо «Згодні». Вибираємо файл де бажаємо встановити це програмне забезпечення і тиснемо «Встановити».

Далі система пропонує запустити відповідну програму. Одразу здійснюється перевірка на наявність доступних оновлень, якщо таких немає, система не видає додаткового повідомлення про те, що потрібно її оновити.

В програмі, яка завантажилась, у вас не буде жодної підтягнутої організації чи ФОПа, відповідно спочатку потрібно сформувати таку картку. Для цього натискаємо ось «+» і починаємо заповнювати профіль організації, ось як називається це вікно. Відповідно заповнюємо усі вказані реквізити. Зверніть увагу, що будь-яку комірку, в яку ми заходимо, система знизу дає підказку, яку інформацію потрібно вказати. І після того, як внесена ця вся інформація тиснемо «Зберегти». В списку додається ще одна організація, як в моєму випадку. Тобто у вас може список формуватися з безлічі суб'єктів господарювання. Одразу зверну увагу, що програма FreeZvit повністю безплатна і дійсно спрощує процедуру подачі об'єднаного звіту, так і іншої звітності.

Вибір звітної форми в програмі FreeZvit

Перейдемо безпосередньо до формування об'єднаного звіту. Для цього обираємо по якій організації ми його будемо створювати, двічі натискаємо. Відкривається додаткове вікно зі створення звіту, в якому ми повинні спочатку обрати тип звіту та період звітування. З випадаючого списку система нам одразу підказує в цій ситуації «Форма №1ДФ об'єднана (ЄСВ + ПДФО)», код форми J05001, обираємо цей документ, обираємо перший квартал 2024 року і слідкуємо чи вірно вказана поточна дата. Тип звіту, залежно від того в якій ситуації ви його подаєте, в нас звітна, далі натискаємо «Створити».І переходимо безпосередньо до формування звіту.


Заповнення звіту в програмі FreeZvit

Оскільки попередній звіт відсутній, як в моєму випадку, тобто вперше я його формую за допомогою FreeZvit, система зазначає, що даних немає і запитує чи заповнити даними керівника та бухгалтера. Тобто вона рознесе прізвище директора, яке я вказала, і якщо бухгалтер, це відмінна особа, у відповідному звіті одразу показниками. Ось як ви бачите тут. Одразу зазначили реквізити директора, тобто я нічого додатково ось тут не прописувала. І так відбувається щодо першого місяця. На що ми тут повинні звернути увагу? Знову ж таки, в кожне поле, яке ми натискаємо, знизу є розшифровка відповідного рядка і яка інформація тут повинна бути вказана. Категорія застрахованої особи, в деяких випадках, коли ми натискаємо на поля, додатковий відкривається довідник, в якому ми або в пошуку вносимо відповідну інформацію, або з випадаючого списку гортаємо його та обираємо відповідну категорію. Зрозуміло, що таки місяць, рік, система підтягує автоматично, враховуючи той місяць, в якому ми знаходимося. Далі кількість робочих днів, якщо потрібно коригувати, зазначаємо відповідні показники. Система за замовчуванням пропонує заробітну плату у розмірі мінімальної, яка діяла у відповідному місяці. Якщо це був інший показник, інша сума, ми просто виділяємо ці дані та вносимо нову величину. Сума нарахованого ЄСВ розраховується автоматично та ПДФО і військового збору. Нам залишається видалити ось цей показник «01» відносно пільги, враховуючи, що вона в цій ситуації не використовується. Якщо наявна трудова книжка, зазначаємо «1», тобто основне місце роботи. Якщо мали місце дати прийняття або звільнення, вказуємо тут ці показники. Припустимо у січні було прийняття, зазначімо «04.01.204», вводимо ці дані із клавіатури. І далі що відбувається? Нам не потрібно в кожному місяці дублювати цю інформацію, достатньо просто натиснути на лютий, система перезапише, повністю продублює всю інформацію по сумових показниках, яка була у січні. І тиснемо на березень, відбувається ідентична ситуація. Тобто якщо нарахована заробітна плата ідентична без змін або кількість працівників, вони є сталими, то відповідно нам достатньо лише в одному місяці вказати цю інформацію і перенести в наступні усі місяці відповідного кварталу.

Заповнення Додатка Д4

Переходимо до заповнення Д4. Для цього ось в правому нижньому полі натискаємо на випадаючий список і переходимо до відповідного додатку по ПДФО та військовому збору. Зверніть увагу, що система, знову ж таки, продублювала інформацію із Д1, тільки потрібно проклацати по кожному місяцю. Ось я знаходжуся в березні, система перенесла інформацію. Лютий і січень теж продублювала. Ось ви бачите січень, ось дата прийняття теж продублювалася, коли я зайшла у відповідний місяць. Залишається заповнити лише Д5. Так повернемося ще раз до Д4, перевіримо його. Так Д4 січень, дата прийняття теж присутня.

Заповнення Додатка Д5

Переходимо до додатоку Д5 і вказуємо відповідну інформацію. Знову ж таки, дані скопіювалися із Д1, де вказана дата початку, нам залишається лише вказати на яку посаду призначена людина. Зазначімо, ось тут в пошуковику вносимо інформацію для того, щоб швидше знайти. Так, ось директор, назва посади в трудовій книжці, видаляємо зайву інформацію та у жовтому полі система нам підказує, що потрібно внести інформацію відносно реквізитів документа щодо призначення. Після цього натискаємо зберегти документ. Дані збережено. Нумерацію присвоєно. Документ не закривається і нам потрібно його вивантажити. Для цього натискаємо кнопку «Сформувати файл». Відбувається формування xml-файлів, які ми будемо підтягувати в Електронний кабінет. Якщо якісь показники незаповнені, система видає інформаційне повідомлення, ось зазначено, що незаповнена таблиця Д4 при наявності сум у таблиці Д1 за лютий. Тиснемо «Заповнити». Переходимо знову ж таки в Д4, лютий, так, тиснемо «Зберегти» і «Сформувати файл». Чекаємо. Ось вісім файлів сформовано.

Завантаження звіту в електронний кабінет з програми FreeZvit

Далі переходимо до затягування такого документа в Електронний кабінет. В Електронному кабінеті, у розділі «Введення звітності» уже по аналогії створюємо відповідний звітний документ. 2024, перший квартал, тисну «Створити». Отже, податковий розрахунок, натискаю, обираю додатки, які я бажаю, щоб були у складі документа. А це Д1, 4ДФ та Д5. Переходжу по кнопці «Створити». Однак у нас зараз створилися лише по одному додатку, тобто до кожного місяця лише один додаток, нам необхідно продублювати, ще скопіювати Д1, 4ДФ двічі. Для цього по кнопці «Додатки» тиснемо додати Д1, Д4. У складі у нас має бути сім додатків, три додатки Д1 та 4ДФ, теж три додатки, і Д5. Відповідно якщо глянути, припустимо в Д1, він у нас порожній, лише інформація щодо назви організації, але даних в нас немає. Будемо підтягувати документи. Спочатку стаємо в головний документ і тиснемо «Завантажити». Зверну увагу, що за замовчуванням файли зберігаються на диску «С», папка «FreeZvit», залежно від того де ви інсталювали відповідне програмне забезпечення. Відкриваємо папку «send» і ось у нас від сьогоднішньої дати ці всі документи, зайві ми не будемо. Так, розпочинаємо з верхнього документа, тисну ось перший у списку, «Відкрити», і ось дивимося, система нам підтягнула інформацію щодо головного документу. Ідентично робимо з усіма наступними додатками. Переходжу в Д1, «Завантажити», у нас тут немає ідентифікації де який документ, ну тобто щоб було чітко написано що це Д1, однак слідуємо по черзі, спочатку основний документ, далі три додатки Д1, 4ДФ три додатки й один Д5. Отже, Д1 перший додаток, ось зверніть увагу, система рознесла інформацію. Далі роблю з Д4 першим. Ви по черзі Д1 завантажуєте, перший, другий, третій місяць. Так, Д4, тобто головний документ. Три додатки Д1 і ось у нас Д4. Тиснемо «Відкрити» і система підтягнула інформацію. І ще покажу відносно Д5, «Завантажити» і ось крайній документ відносно поточної дати, і у нас підтягнулася інформація по Д5. Зараз підтягну всі інші додатки та покажу як далі працювати зі звітом. Після завантаження усіх додатків нам необхідно перевірити документ в Електронному кабінеті, для цього натискаємо «Перевірити». Якщо позначка зелена, означає що помилки відсутні. Можна переходити до надсилання документа в податкову службу, для цього вибираємо його у списку, тиснемо «Підписати та відправити». Як виглядає успішно поданий документ? Відкрию вам для прикладу по іншій компанії, ось 2024, перший квартал і поданий знову ж таки за допомогою FreeZvit документ, ось він зелений у списку, це означає, що він прийнятий без помилок, слідкуємо за квитанцією №2, відкриваю її й ми маємо отримати інформацію наступного змісту: виявлені помилки по нулях і результат обробки «Автоматична обробка електронного документа виконана вдало», дані завантажені до Реєстру застрахованих осіб. Відповідно це означає, що ми успішно подали об'єднаний звіт до Державної податкової служби та він ліг у реєстрах Пенсійного фонду України.