Типові помилки у фіскальних чеках та товарному обліку

Причини визнання чеку недійсним

Положення про форму і зміст розрахункових документів каже нам, що у разі якщо у фіскальному чеку відсутні обов'язкові реквізити або ж реквізити використовуються не за їх цільовим призначенням, то в такому випадку документ не приймається як розрахунковий. Якщо це формулювання максимально спростити до самих простих і банальних слів: навіть якщо ви й видали фіскальний чек, то він вважатиметься недійсним якщо є помилкові реквізити. Нагадаю, що за невидачу фіскального чека у єдинників, що реалізовують неризикову групу товарів, за перший чек з помилкою – 25% штраф, за другий та кожний наступний – 50% штраф від суми продажі. Якщо ви єдинник, що продає ризикову групу товарів, або ж ви загальносистемник і не видали фіскальний чек або видали його теж з помилкою, за перше порушення – 100% штраф від суми продажі, за друге також не наступне порушення – 150% штраф від суми продажі.

Типові помилки у фіскальних чеках

Занурмося у найбільш типові проблеми фіскальних чеків, які я помічаю у бізнесу та за які зараз починають висувати претензії податківці на реальній практиці. Досить недочитаним бухгалтерами є рядок 10 у фіскальному чеку. Згідно з положенням про форму і зміст фіскального чека в цьому рядку має бути не лише назва та вартість товару, але й літерне позначення ставки ПДВ, навіть для неплатників ПДВ. Якщо ви не є цим платником ПДВ, ви маєте обирати літерне позначення, що еквівалентне поняттю «без ПДВ». Хочу зазначити, що літерні позначення не є фіксовані та в кожній касі можуть бути абсолютно різні, головне, щоб ця літера була як така, як обов'язковий реквізит. В продовження про рядок 10 також зупинимося ще і на назві, адже назва у нас може бути спрощена та може бути повна. Спрощена назва може відображати лише індивідуальні властивості товару, що ідентифікує його до певної групи й все. А от повна назва товару має відображати повністю всі індивідуальні ознаки товарів. Спрощену форму чека, нагадаю, мають право використовувати тільки спрощенці, що продають неризикову групу товарів. Всі інші товари повинні продавати з максимально детальною назвою у фіскальному чеку, яка в них кореспондує з первинними документами.

Типовою помилкою, яку я тут також помічаю, є занадто сильне спрощення назви. Часто підприємці називають товар просто артикулом або якимись кодами чи цифрами. Це явно не відображає жодних індивідуальних ознак товару, а отже фіскальний чек через це буде вважатися очевидно як таким, що видний з порушенням, а це потягне за собою визнання чека в цілому недійсним та штрафним санкціям, які ми з вами проговорили.

Типові помилки рядків 11 - 18 ФКЧ (поєднання каси та терміналу)

Досить проблемними є рядки з 11 по 18 у фіскальному чеку. Так, я думаю ви вже здогадалися, що я говорю про обов'язкове поєднання POS-терміналу з касою, яке податківці однозначно вимагають під час перевірок. Також згідно з позицією бізнес-омбудсмена, касу та термінал треба поєднувати, щоб уникати проблем на перевірки. А от суди, на прикладі постанови апеляційного адміністративного суду у Львівській області, говорять, що це є несуттєвий недолік і за це навряд чи варто штрафувати. Тобто коли ми допускаємо не поєднання термінала та каси, ми маємо відповісти собі й признатись собі у наступному: чи готові ми переходити у площину судової суперечки з податковою? Якщо відповідь буде ні, ми не готові, то напевно все ж краще касу і термінал поєднати. Якщо готові, будь ласка, готуємося до суду і не поєднуємо.

Ще одним проблемним рядком є адреса фактичного місця здійснення діяльності, яка відображається у рядку 3 та підтягується з поданої форми №20-ОПП під час реєстрації каси або якщо ви можливо подали раніше. Про цей рядок вам треба знати серію фактів. По-перше, якщо вашу вулицю декомунізували або змінили її назву через інші причини, то дані треба в чеку оновити. По-друге, якщо ви вкажете адресу, яка зовсім не збігається з місцем вашої реальної діяльності, це теж може передбачити потенційні проблеми на фактичних перевірках. Ну і по-третє, якщо ця адреса є масовою, де є багато підприємців, то звичайно, що це теж не найкращий тон в контексті кількості можливих претензій та питань з боку податківців на реальних перевірках. Не можу також не згадати продавців підакцизних товарів, адже в них теж постійно на жаль є недоліки в чеках. Положення про форму і зміст фіскального чека зобов'язує таких підакцизних продавців у рядку 7 відображати код УКТ ЗЕД підакцизного товару, а у рядку 9 відображати штрих-код акцизної марки. Не вказали цього – отримали штраф у вигляді визнання чека недійсним або ж санкцію у розмірі 5100 грн для кодів УКТ ЗЕД. Як показує практика судів, виграти такий спір від податківців можна тільки якщо ви маєте довідку про технічний збій у вашій касі,

ФОПи, які зобов’язані вести товарний облік

Також хочу нагадати й про товарний облік у ФОПів. І на диво досить типовою помилкою є взагалі відсутність цього обліку. Нагадаю, що обов'язок вести облік поширюється на ФОПів, що продають ризикові товарів, а також ФОПи – загальники, ФОПи – платники ПДВ, які є одночасно єдинниками, ну і ФОПи – єдинники, що продають технічно складні пристрої, згідно з переліком Кабміну, ювелірні вироби та лікарські засоби. Ви повинні вести облік товарних запасів. За відсутності цього обліку штраф становить вартість реалізованих товарів, тобто по суті доведеться віддати 100% від суми продажі. Звернув увагу, що ви можете вести цей облік товарних запасів як у паперовому вигляді, так і в електронному вигляді, вибираєте це за власним розсудом. Форма, по якій треба вести цей облік, строго затверджена наказом Мінфіну №496. Ви бачите типову форму на слайді й саме такі поля мають бути відображені саме у вашому обліку на папері чи в електронному вигляді й ви не можете відходити від цієї форми. Згідно з п. 5 розділу ІІ Наказу чітко вказано, що у ФОП, у яких виник обов'язок щодо введення обліку товарних запасів, перший запис, що вноситься ФОПом до форми обліку, може відображати інформацію про залишки товарів, наявних у ФОП на дату такого набуття обов'язку вести цей облік товарних запасів. Обов'язок вести облік товарних запасів у нас з'явився 26 листопада 2021 року, коли наказ Мінфіну набрав в силу. А це означає, що скласти опис залишків станом на 1 жовтня, чи будь-яку іншу дату, крім 26 листопада, неможливо і це буде помилкою.

Підсумки

Фіскальний чек має 31 рядок, що має в ньому відображатися. Звичайно не кожен рядок є обов'язковим, тому тільки 20+ рядків має бути обов'язково. Найбільш типові помилки помічаємо у рядку 10, де не вказується літерне позначення ставки ПДВ та неправильно вказано назву товару. Також у рядку 7 та 9 продавці підакцизних товарів не завжди вказують код УКТ ЗЕД та штрих-код акцизної марки під акцизного товару і це є проблема. Також доволі спірним є рядки з 11 по 18, в яких має зазначатися інформація про поєднаний POS-термінал із касою. Не забуваємо також і вести облік товарних запасів згідно з чіткою формою, що затверджена Мінфіном.