За яким курсом складати авансовий звіт по закордонним відрядженням

За яким курсом складати авансовий звіт по закордонному відрядженню?

***

Ну скажімо так, якщо ми говоримо, відрядження українське, то у нас тут все просто: видали, підтвердили документами, в нормах, вище норм, неповернуті кошти. Все просто.

Відрядження за кордон пов’язано з тим, що завжди витрати проводяться, ну майже завжди, витрати проводяться в валюті тої країни, куди ви відряджаєте або за крос-курсом. І ось тут може бути ситуація така, що підприємство уходить від курсу, пов’язаного зі складанням авансового звіту, якщо, наприклад буде працівнику оплачувати зі свого розрахункового рахунку, виділяти працівника, який перед відрядженням закуповує/оплачує проїзд, проживання. Тобто майже всі ці витрати, які пов’язані із перебуванням працівника закордоном, оплачує самостійно. Тобто працівнику не треба за це звітувати, тому що це пішло до розрахункового рахунку підприємства і зроблено це до його відрядження, тобто він ці кошти не отримував. Тобто він буде що робити? Звітувати тільки за добові. А, приміром, добові були пораховані за кордон і були видані у євро. І от я зараз буду коментувати цю ситуацію з позиції консультації податківців в базі ЗІР.

Відшкодування витрат, понесених працівником та погашення заборгованості працівником

Відшкодування витрат на відрядження за кордоном за умови наявності підтверджуючих документів здійснюється в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах, або євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом на дату. Тобто відшкодування. Коли ми складаємо авансовий звіт на дату отримання авансу, у разі якщо фактичні витрати працівника в іноземній валюті відповідають сумі отриманого авансу. Це буває, ну скажімо так, буває рідко. Наприклад, ви видаєте 500 євро на відрядження працівнику. І ці 500 євро він використав. Не більше, не менше. То в цьому випадку курс, за яким ми складаємо авансовий звіт, буде йти на дату видачі авансового звіту. Тому що ми фактично отримали не монетарну заборгованість, нам ніхто нічого не винен, ми нікому нічого не вині потім по відшкодуванню і тому така заборгованість фіксується на дату видачі авансу і тому авансовий звіт буде складатися також на дату видачі авансу. Але це така унікальна ситуація, вона трапляється на практиці не часто. А далі, якщо ви видали ті ж 500 євро, а працівник використав, наприклад, 800 євро. Тобто що має підприємство? Йому доплатити. Або працівник поїхав у відрядження власним коштом, ви йому маєте що? По складанню авансового звіту компенсувати. А витрати він ніс там, відповідно, у валюті. Або ви кинули працівнику кошти на платіжну картку, корпоративну, в гривні. І відповідно коли ви будете. Ми зараз, бухгалтери, не плутайте, коли у вас є курс на кожен день, коли ви оприбутковуєте валюту, яка у вас в результаті конвертації утворюється. А ми зараз говоримо авансовий звіт, це курс на який затверджується авансовий звіт, за яким відбувається або компенсація коштів працівнику підприємством, або повернення коштів працівником підприємству. В цьому випадку, якщо ми говоримо, що підприємство має доплатити працівнику аванс. Тобто у разі якщо остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти працівнику виплата здійснюється в національній валюті. Тобто працівнику дали 500 євро, працівник витратив 700 євро, ось ці 200 євро ви йому компенсуєте в гривні за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, встановленим НБУ на дату затвердження керівником звіту про використання коштів, виданих на відрядження. Тобто не по там даті, коли понесені витрати, а по даті компенсація витрат іде, дата затвердження авансового звіту. Або дивіться, податкова далі пише: погашення заборгованості працівником у разі наявності сум невикористаного авансу, якщо курс НБУ на дату погашення боргу відрізняється від курсу НБУ на дату видачі авансу. Ну згадаємо, що якщо ми працівнику видали євро, він має повернути євро, а не щось там, гривневий еквівалент.

Визначення валюти та курсу для обліку операцій по закордонним відрядженням

Під час складання звіту перерахунок здійснених у відряджені витрат в разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти здійснюється…Тобто якщо ми говоримо «обмін валюти», так? Тобто мають бути ось ці банківські документи, які будуть підтверджувати здійснення обміну валюти. От якщо немає у нас підтвердних банківських документів, тоді за крос-курсом, розрахованим за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим на день затвердження авансового звіту.

Отже, якщо ми з вами ось ці два слайди систематизуємо, то ми будемо бачити, що у більшості випадків у нас для відшкодування витрат або повернення витрат, повернення коштів, буде застосовуватися, якщо повертаємо валюту, то ми її як отримали, так і повертаємо, в тій же валюті, різничку не використану. А якщо ми говоримо, що у нас іде до фінансування, то відповідно або якщо подається звіт по непрофінансованих витратах без авансового звіту, або коли ми дофінансовуємо витрати під час відрядження, або ми дофінансовуємо витрати після повернення з відрядження, то звісно у нас буде застосовуватися курс на дату затвердження авансового звіту.