Нова форма 3-ПН та Порядок її заповнення: що змінилось

12 квітня 2022 року Мінекономіки затвердило нову форму звітності № 3-ПН та порядок її заповнення

Нагадаю, що попередня форма звітності № 3-ПН та порядок її подання були затверджені наказом Мінсоцполітики від 2013 року № 316. Новий наказ Мінекономіки щодо звіту за формою № 3-ПН набуде чинності через місяць після його опублікування. На сьогодні цей наказ ще не опубліковано. Проаналізуймо, що зміниться та на що потрібно буде звернути увагу роботодавцям при заповненні і поданні нової форми № 3-ПН.

Хто подає цей звіт?

Форма № 3-ПН подається юридичними особами, фізичними особами – підприємцями, які в межах трудових відносин використовують працю фізичних осіб (тобто роботодавець) за наявності попиту на робочу силу (вакансії).

Коли подається форма № 3-ПН?

В тому випадку, коли у вас з’являється попит на вакансії, тобто на робочу силу. Якщо працівники вам не потрібні, ви не плануєте їх приймати на роботу, тобто у вас немає вакансій, то звіт ви можете не подавати.

Куди подавати?

І тут в новому порядку є деяке уточнення. Форма № 3-ПН заповнюється та подається роботодавцем до філії міжрегіонального або регіонального центру зайнятості (або до міського, районного центру зайнятості – до дати припинення їхньої діяльності) (тобто це центри зайнятості) незалежно від місцезнаходження роботодавця. Але роботодавців це не повинно бентежити, бо таке оновлення пов’язане із реорганізацією служби зайнятості. Зокрема перетворення центрів зайнятості у філії. 

В який строк треба подати форму № 3-ПН?

Форма № 3-ПН подається з дня виникнення у роботодавця потреби в підборі працівників та/або з дати відкриття вакансії, але не пізніше ніж через три робочі дні з дати відкриття вакансії.  Причому датою відкриття вакансії є наступний день після створення нового робочого місця чи припинення трудових відносин з працівником, робоче місце якого стає вакантним, або дата, починаючи з якої може бути укладений трудовий договір з найманим працівником.

Наприклад, працівника було звільнено 2 червня, отже посада вважається вакантною із 3 червня, а подати форму № 3-ПН потрібно не пізніше 7 червня. 

Як можна подати форму № 3-ПН?

Тут дійсно є значні новації. Якщо раніше  інформацію про попит на робочу силу можна було подати особисто або надіслати поштою, адже в Порядку № 316 не було ніяких варіантів подання звіту, то за новим порядком з’явилась можливість подання форми № 3-ПН в електронній формі. Також залишилась можливість подання звіту і на папері. Якщо ви подаєте електронну форму звіту, то і тут є варіанти подання. Залежно від того чи має електронний підпис роботодавець чи ні. Так, якщо форма № 3-ПН подається в електронній формі з накладанням електронного підпису або печатки, які базуються на кваліфікованих сертифікатах відкритих ключів, то роботодавцю додатково необхідно мати наявність електронного підпису або печатки, яка базується на кваліфікованих сертифікатах відкритих ключів. Якщо ж електронна форма № 3-ПН подається без накладення електронного підпису або печатки, які базуються на кваліфікованих сертифікатах відкритих ключів, то роботодавцю потрібно також подати і паперову форму звіту. Подати її потрібно до центру зайнятості протягом п’яти робочих днів з дня подання електронної форми № 3-ПН. 

Крім того, в новому порядку з’явився цілий розділ, яким регламентовано порядок подання форми № 3-ПН в електронній формі. Отже, що потрібно роботодавцю, щоб подати звіт в електронній формі? Перш за все повинен бути доступ до мережі Інтернет та можливість здійснювати відправлення та прийом електронних повідомлень засобами інформаційно-комунікаційних систем, зокрема електронною поштою. Подати електронну форму № 3-ПН можна через електронний кабінет, що розташований на вебсайті Держаної служби зайнятості або через Єдиний державний вебпортал електронних послуг, у тому числі через інтегровані з ним інформаційні системи державних органів та органів місцевого самоврядування.

Чи змінилась сама форма № 3-ПН?

В цілому ні. Є деякі незначні уточнення. Наприклад, окрім найменування роботодавця слід в заголовній частині додати прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) керівника, але це стосується тільки юридичних осіб. З’явились інші доповнення, як то позначка якщо збіг або не збіг місця провадження господарської діяльності із місцезнаходженням роботодавця. З’явились нові контактні дані респондента: адреса офіційної сторінки в мережі Інтернет; електронна адреса; прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) особи, що відповідає за підбір персоналу тощо. Оновлена форма № 3-ПН складається власне з двох частин. Власне сама форма № 3-ПН, яка містить основні дані про вакансію або вакансії, та додатку до інформації про попит на робочу силу (вакансію), а саме відомості про вакансію. Таблиця щодо основних даних про вакансію доповнена новою графою «Спосіб укомплектування вакансії(й)», яка передбачає два варіанти: за сприянням Держаної служби зайнятості; підбір кадрів здійснюється самостійно. Отже, якщо ви подали форму № 3-ПН до центру зайнятості, це ще не означає, що працівника на відкриту вакансію буде вам шукати саме центр зайнятості. Якщо роботодавець бажає знайти працівників самостійно, він про це зазначатиме у формі. Друга частина звіту, відомості про вакансію, є окремим додатком. Вона містить ширший набір інформації щодо вимог до кандидата: основні обов’язки, режим роботи, умови праці, вимоги до освіти та досвіду роботи тощо. А також інформацію в частині доступності і безпеки робочого місця для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення. Додаток «Відомості про вакансію» може бути заповнений, як роботодавцем самостійно, так і фахівцем центру зайнятості. Якщо обраний другий варіант, то такі дані вносяться під час проведення консультації з роботодавцем, що може бути як під час особистої зустрічі фахівця з роботодавцем, так і шляхом електронної комунікації, зокрема: мобільним чи фіксованим зв’язком; надсилання/отримання повідомлень електронною поштою. Якщо роботодавець буде самостійно підбирати кандидата на вакансію, то він у додатку зазначає яким способом буде здійснюватися цей пошук. Через власний вебсайт, через вебсайти пошуку роботи, за допомогою приватного агентства зайнятості. Якщо укомплектуванням вакансії буде займатися Державна служба зайнятості, то відомості щодо способу укомплектування вакансії, тобто способу пошуку, не зазначаються. Але для публікації вакансії на вебсайті Державної служби зайнятості роботодавець визначає які контактні дані повинні бути розміщенні. Або контактні дані роботодавця, або контактні дані центру зайнятості, до якого подається форма № 3-ПН, про що робиться відповідна позначка.

Підсумки. Мінекономіки затвердило нову форму звіту № 3-ПН та порядок її подання. Подати звіт про вакансії тепер можна не тільки у паперовій формі, а і в електронному вигляді. У звіті № 3-ПН з’явилась нова графа щодо способу укомплектування вакансії: самостійно роботодавцем або за сприянням Держаної служби зайнятості.