Якщо втрачена первинка: шляхи захисту

Спеціальні правила для підтвердження даних податкової звітності

Втрачена первинка – це головний біль бухгалтера. І тому в цьому випуску ми з вами розберемося: а що ж робити, якщо така ситуація сталася з вашим підприємством.

Нормативна база, яка вам допоможе, – це п. 69.28 підрозд. 10 розд. XX ПКУ. Цей пункт був доданий до Податкового кодексу, а точніше – модернізований згідно із Законом № 2173 від 01.04.2022 р.

Які ж новації цей пункт вніс до Податкового кодексу? Насамперед на вас не поширюються загальні норми Податкового кодексу, якщо первинка чи ваша компанія перебували на території, де відбувалися бойові дії. Ви маєте читати саме цей пункт, і, відповідно, на вас поширюються спеціальні правила, які можуть підтвердити реальність ваших операцій і реальність відображених у звітності даних.

Підстави для неможливості пред’явлення первинних документів

• Первинні документи втрачені (знищені чи зіпсовані).

Тобто «зіпсовані» настільки, що не можуть виконувати свою роль: їх неможливо читати, з них неможливо отримати відповідні дані.

• Перебувають на окупованих територіях, на територіях населених пунктів, де проводилися або провадяться бойові дії, звідки їх неможливо вивезти або вивезення пов’язане з ризиком для життя та здоров’я платника податків, фізичних осіб.

Зверніть увагу, що ця підстава не діє, якщо можливість вивезення з'явилася. Наявність бойових дій на території в минулому сама по собі не означає, що ви не можете вивезти документи з цієї території. Ця обставина має бути окремо зафіксована. 

• Інші адміністративні перешкоди, встановлені органами влади.

Йдеться про запровадження комендантських годин або зон, закритих для відвідування. Прикладами можуть бути території, які зараз розміновують або на яких в цей момент є склади боєприпасів тощо. Тобто місце, де раніше перебувала або досі перебуває ваша первинка, наразі вам недоступне відповідно до рішень місцевих органів влади або військових адміністрацій.

Дії платника податків у разі втрати документів

• У випадку втрати або неможливості вивезення первинних документів, платник податків повинен надати до контролюючого органу повідомлення у довільній формі про неможливість вивезення первинних документів за місцем обліку.

Все достатньо просто. Однак є нюанс: в цьому «повідомленні» потрібно вказати певну інформацію. Про неї зараз поговоримо.

Звертаю вашу увагу, що законодавець встановлює чітку межу між втраченими документами та документами, які неможливо вивезти. Різниця, я думаю, очевидна. Документи, які неможливо вивезти, – це тимчасовий статус. Тобто протягом якогось часу кожен із нас не міг вивезти якісь документи, наприклад, з офісу. А ось втрачені документи – це знищені або в такому стані, що вже не є по суті документами. Це статус постійний. Якщо документи втрачені –  вони втрачені незворотно. Зважайте на це.

Форма та зміст повідомлення про втрату документів

• Повідомлення, що подається, повинно бути підписане керівником підприємства та головним бухгалтером, у якому зазначаються: обставини, що призвели до втрати або неможливості вивезення первинних документів, податкові (звітні) періоди, а також загальний перелік первинних документів (за можливості – із зазначенням реквізитів).

Абсолютно вичерпний пункт, в якому перш за все йдеться про того, хто повинен підписати це повідомлення (директор або бухгалтер). Таким чином, якщо у ви не маєте доступу до директора – маєте проблему. Якщо на підприємстві немає бухгалтера або немає доступу до нього, обов'язково вкажіть це в повідомленні. Проте у  цьому пункті сказано, що в повідомленні має бути 2 підписи або принаймні має бути інформація, чому на підприємстві немає бухгалтера.

Далі вказують конкретну інформацію, що повинна бути в повідомленні: чому ви не можете надати документи, за яких обставин вони були знищені, зникли або стали недосяжні. І, за можливості, далі потрібно вказати їхні  реквізити. Це не обов'язково, але це у ваших інтересах. Ваше завдання – якомога детальніше прописати ті періоди й ті документи, які або втрачені, або поки що недосяжні. Чому? Відповідь – далі.

• Дані та показники податкової звітності за періоди, зазначені у повідомлені, не можуть бути піддані сумніву лише на підставі відсутності первинних документів.

Інакше кажучи, якщо ви вказали в повідомленні певний період, за який документи втрачені, або ви не можете їх надати, – то, приміром, податковий орган у разі перевірки не зможе піддати сумніву операції або дані вашої звітності тільки тому, що у вас немає первинки. Він може це робити, але непрямими способами: за допомогою ваших контрагентів, за допомогою податкової інформації; але – не на підставі відсутності у вас первинки. Такою опцією податковий інспектор скористатися не зможе.

• Подане повідомлення є також підставою для збереження витрат, від’ємного значення об’єкта оподаткування податком на прибуток, податкового кредиту з ПДВ, та/або суми від’ємного значення з ПДВ минулих податкових (звітних) періодів.

Це дуже добре. Ви маєте ще раз впевнитися в тому, що для вас буде плюсом вказати докладно ці періоди та документи, тому що це за замовчуванням зберігає за вами податковий кредит і зобов'язання.

Повідомлення про неможливість вивезення документів є підставою для мораторію на перевірку

• Після подання до контролюючого органу повідомлення про неможливість вивезення первинних документів запроваджується мораторій на проведення документальних перевірок.

Погодьтеся, це також дуже добре. На мою думку, не скористатися цією опцією – просто злочин. Тому подайте це повідомлення і принаймні майте гарантію, що до вас не прийде податковий інспектор.

Якщо надалі після подання повідомлення, що документи недоступні, ви дізнаєтеся про втрату документів, вам потрібно буде подати окреме повідомлення про це в податкову службу і вказати, при яких обставинах вони були знищені.

• Платники податків, які подали повідомлення про втрату первинних документів, не підлягають перевірці, у тому числі після завершення дії воєнного стану.

Я думаю, не потрібно додатково коментувати, чому так важливо чітко вказати документи, періоди, витратити максимум часу на написання цих пояснень і зробити перелік втрачених документів.

Спеціальні правила застосовуються тільки, якщо документи було втрачено внаслідок проведення бойових дій

• Втрата документів, що не пов’язана з проведенням бойових дій, не надає права платнику податків застосовувати положення цього підпункту.

Не вся загублена чи згоріла первинка в період воєнного стану є втраченою у зв’язку з війною. Тому законодавець чітко окреслює втрату первинки в період війни та пов’язує виключно з наслідками воєнних дій. Коли це так, ви можете скористатися цим пунктом.

Ще один момент:

• Обов’язок доведення відсутності підстав для застосування цього положення покладається на контролюючий орган.

Якщо ви включите в цей період і в цей пакет документів документи, втрата яких не була пов’язана з воєнними діями, вас можуть притягти до відповідальності за ухилення від сплати податків відповідно до ст. 212 Кримінального кодексу.

ДПС може відмовити у прийнятті повідомлення

Неприємним моментом є можливість податкового органу відмовити в прийнятті повідомлення.

• У разі відмови у застосуванні положень цього підпункту контролюючий орган не пізніше одного місяця з дати отримання відповідного повідомлення від платника податків / податкового агента видає вмотивоване рішення із зазначенням підстави та доказів такої відмови.

На жаль, податковий орган може просто проігнорувати отримане повідомлення. В противному разі він може нам протягом місяця надати відмову і таким чином видати нам рішення, яке ми, вже за класикою, зможемо оскаржити в адміністративному або судовому порядку.

Підсумки. Втрата первинки – це проблема для бухгалтера. З іншого боку, при правильному оформленні такої втрати, ви зможете уникнути перевірок за відповідні періоди.