Посадова інструкція організатора діловодства (державні установи)

 

 

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_______________» (назва підприємства)

ЗАТВЕРДЖУЮ   Директор Товариства з обмеженою відповідальністю «________________» підпис             Ім’я ПРІЗВИЩЕ  «__» ________ 20__ р.

 

Посадова інструкція  організатора діловодства (державні установи)

(код КП 3435.1)

 

7.      Загальні положення

7.1.    Ця посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права та відповідальність організатора діловодства відділу діловодства та контролю установи (або відповідного іншого структурного підрозділу).

7.2.    Організатор діловодства  належить до професійної групи «Фахівці».

7.3.    Приймається на роботу та звільняється з неї наказом керівника установи за поданням начальника відділу діловодства та контролю (або іншого керівника).

7.4.    Безпосередньо підпорядковується начальнику відділу діловодства та контролю (або іншому керівнику).

7.5.    Документи (нормативні акти), якими керується у роботі організатор діловодства:

7.5.1.                     Зовнішні документи: Конституція та закони України, інші нормативно-правові акти, що є чинними у виді економічної діяльності, до якої належить державна установа, та регулюють організацію діловодства в ній;

7.5.2.                     Внутрішні документи: Положення (статут) про установу, накази та розпорядження керівника установи, Положення про відділ діловодства та контролю діловодства, Інструкція з діловодства установи, посадова інструкція організатора діловодства, правила внутрішнього трудового розпорядку.

7.6.    Мета діяльності на посаді (головна функція) – організація та контроль ведення діловодства в установі та її структурних підрозділах, розробка та впровадження технологічних процесів документування, участь в організації інформаційної діяльності в закладі.

7.7.    У разі відсутності організатора діловодства на робочому місці  (хвороба, відпустка, відрядження тощо) за розпорядженням начальника відділу діловодства та контролю його заміщує інший працівник відділу відповідної кваліфікації.

7.8.    Оригінал даної посадової інструкції зберігається у відділі кадрів установи, 1-а копія - у начальника відділу діловодства, 2-а копія – у працівника.

7.9.         У разі перерозподілу обов'язків між працівниками установи до даної посадової інструкції за наказом керівника установи можуть бути внесені зміни або доповнення відповідно до чинного законодавства.

 

7.      Завдання та обов'язки

Організатор діловодства виконує такі функціональні завдання та обов'язки:

7.1.   Організовує ведення діловодства в установі, у тому числі у її структурних підрозділах, бере участь у створенні умов для руху документів та їх зберігання.

7.2.   Бере участь в організації інформаційної діяльності в установі, здійснює відповідну роботу з інформацією та документами.

7.3.   Систематизує, аналізує та обробляє відповідну інформацію, вживає заходів щодо усунення виявлених недоліків.

7.4.   Вирішує стереотипні, діагностичні задачі з документознавства та інформаційної діяльності.

7.5.               Бере участь у виробництві та розповсюдженні інформації за допомогою автоматизованих документно-інформаційних систем, у розробленні, впровадженні та використанні системи електронного діловодства в установі.

7.6.   Розробляє і впроваджує інструкцію з діловодства та номенклатуру справ в установі.

7.7.   Здійснює контроль за станом діловодства у структурних підрозділах установи, забезпечує оформлення документів відповідно до вимог чинних стандартів у сфері діловодства.

7.8.   Надає методичну та консультаційну допомогу працівникам структурних підрозділів, відповідальним за ведення в них діловодства, забезпечує підвищення їх кваліфікації.

7.9.   Приймає і реєструє кореспонденцію, що надходить на адресу установи і направляє за призначенням (керівництву установи або до її структурних підрозділів).

7.10.                       Відповідно до резолюцій керівників установи передає документи на виконання, оформлює реєстраційні картки та вносить відповідні дані до комп'ютерної бази даних.

7.11.                       Веде картотеку обліку проходження документальних матеріалів, в тому числі в електронному вигляді, здійснює контроль за їх виконанням, видає необхідні довідки щодо зареєстрованих документів.

7.12.                       Відправляє відповідну документацію адресатам.

7.13.                       Веде облік отриманої і відправленої кореспонденції, систематизує і зберігає документи поточного архіву.

7.14.           Веде роботу із створення довідкового апарату документів.

7.15.           Готує і здає до архіву документальні матеріали, закінчені діловодством,  реєстраційну картотеку, а також відповідні дані комп'ютерної бази даних.

7.16.           Складає опис справ, що надходять для зберігання до архіву.

7.17.           Забезпечує зберігання службової документації.

7.18.           Координує та контролює роботу відповідних інших працівників відділу діловодства та контролю.

7.19.           За доручення начальника відділу діловодства та контрою в межах своєї компетенції виконує інші завдання та обов'язки у відповідності до Положення про відділ діловодства та контролю.

7.20.           Підвищує свою професійну кваліфікацію згідно з вимогами чинного законодавства.

7.21.           Дотримується правил і норм охорони праці, пожежної безпеки

 

7.      Права

Для виконання своїх функцій організатор діловодства має право:

7.1.         Вносити пропозиції начальнику відділу щодо покращення організації діловодства в установі та його раціоналізації з додержанням вимог чинних стандартів;

7.2.         Контролювати стан ведення діловодства у структурних підрозділах.

7.3.         Вимагати від працівників структурних підрозділів, відповідальних за ведення діловодства, дотримання вимог чинних нормативних документів (стандартів, інструкцій) сфери діловодства.

 

7.      Відповідальність

7.1.   Організатор діловодства несе відповідальність за:

7.1.1.                     Невиконання або неякісне виконанням своїх обов'язків у відповідності до цієї посадової інструкції;

7.1.2.                     Вчинення шкоди діловій репутації, а також матеріальних збитків установі з власної провини у межах, встановлених чинним законодавством України.

7.1.3.                     Недотримання правил і норм охорони праці і пожежної безпеки.

7.2.   Основним критерієм оцінювання роботи організатора діловодства є повнота, своєчасність та якість виконання своїх посадових завдань та обов'язків згідно з цією посадовою інструкцією. Оцінювання роботи організатора діловодства здійснює начальник відділу діловодства та контролю.

 

7.      Повинен знати

Організатор діловодства повинен знати:

7.1.         Нормативно-правові акти, положення та інструкції щодо ведення діловодства в установі;

7.2.         Основні положення державної системи діловодства.

7.3.         Стандарти системи організаційно-розпорядчої документації.

7.4.         Технологічні процеси документування, збереження, документообігу, аналітико-синтетичної обробки інформації та її використання.

7.5.         Структуру і керівний склад установи та її підрозділів.

7.6.         Порядок контролю за проходженням службових документів і матеріалів.

7.7.         Методи оброблення і оформлення документів.

7.8.         Архівну справу.

7.9.         Правила користування технічними засобами оброблення документів (комп'ютерами та іншими).

7.10.     Програмні засоби для створення, обробки і передачі документів в електронному вигляді, порядок роботи з відповідними комп'ютерними базами даних.

7.11.     Основи етики і естетики; правила ділового спілкування.

7.12.     Основи організації праці і управління.

7.13.     Основи законодавства про працю.

7.14.     Правила і норми охорони праці, пожежної безпеки.

 

7.      Кваліфікаційні вимоги

До організатора діловодства встановлено такі кваліфікаційні вимоги: перший (бакалаврський) рівень вищої освіти відповідного напряму підготовки (галузі знань) без вимог до стажу роботи або початковий рівень (короткий цикл) вищої освіти та стаж роботи у сфері діловодства не менше двох років.

 

7.      Взаємовідносини (зв'язки) за посадою

Для виконання обов'язків та реалізації своїх прав організатор діловодства взаємодіє з:

7.1.         з іншими працівниками відділу діловодства;

7.2.         секретарем керівника установи;

7.3.         працівниками інших структурних підрозділів, відповідальними за ведення в них діловодства;

7.4.         працівниками архівних установ.