Посадова інструкція архіваріуса

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_______________» (назва підприємства)

ЗАТВЕРДЖУЮ   Директор Товариства з обмеженою відповідальністю «________________» підпис                         Ім’я ПРІЗВИЩЕ  «__» ________ 20__ р.

Посадова інструкціяархіваріуса
(Код КП —4141)

 

1. Загальні положення

1.1.  Ця посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права та відповідальність архіваріуса.

1.2.  А​​​​​рхіваріус належить до професійної групи «Технічні службовці».

1.3.  А​​​​​рхіваріус призначається на посаду та звільняється з неї наказом директора підприємства за поданням _______________________ або без подання.

1.4.  А​​​​​рхіваріус підпорядковується директору підприємства (менеджеру з адміністративної діяльності, іншому керівнику).

1.5.  У своїй діяльності а​​​​​рхіваріус керується чинним законодавством України, установчими документами підприємства, локальними нормативними актами підприємства, у т. ч. правилами внутрішнього трудового розпорядку, колективним договором на підприємстві, положеннями про структурні підрозділи підприємства, а також наказами і розпорядженнями керівництва підприємства, нормативними і методичними документами щодо адміністративної діяльності на підприємстві, управління персоналом, організації діловодства, архівної справи, інструкціями з охорони праці, цією посадовою інструкцією.

1.6.  У разі відсутності адміністративного помічника на робочому місці (хвороба, відпустка, відрядження тощо) виконання його обов'язків забезпечує у межах компетенції інший працівник підприємства відповідної кваліфікації за розпорядженням директора підприємства (менеджера з адміністративної діяльності).  

 

2. Завдання та обов'язки

2.1. Проводить роботу з ведення архівної справи на підприємстві.

2.2. Організовує і забезпечує зберігання документів, які надійшли до архіву.

2.3. Забезпечує зберігання документів, які надійшли до архіву.

2.4. Приймає та реєструє документи, які надійшли на зберігання, від структурних підрозділів підприємства, роботу з якими у діловодстві закінчено.

2.5. Бере участь у розробленні номенклатури справ, перевіряє правильність формування та оформлення справ під час їх передавання до архіву.

2.6. Згідно із чинними правилами шифрує справи.

2.7. Систематизує і розміщує справи, веде їх облік.

2.8. Готує зведені описи справ постійного і тимчасового термінів зберігання, а також акти для передавання справ на державне зберігання, на списання і знищення матеріалів, строки яких минули.

2.9. Бере участь у роботі з експертизи наукової і практичної цінності архівних документів.

2.10. Стежить за станом документів, своєчасним їх відновленням, додержанням у приміщеннях архіву умов, необхідних для забезпечення їх збереження.

2.11. Контролює дотримання правил протипожежного захисту в приміщеннях архіву.

2.12. Видає архівні копії та документи, готує необхідні довідки на основі відомостей, які є в документах архіву, веде їх облік.

2.13. Готує необхідні дані для складання звітності щодо роботи архіву.

2.14. Вживає заходів щодо використання в роботі сучасних технічних засобів.

 

3. Права

Для виконання своїх функцій а​​​​​рхіваріус має право:

3.1.  Запитувати інформацію від виконавців про хід виконання розпорядчих документів,

3.2.  Вносити пропозиції керівнику підприємства (менеджеру з адміністративної діяльності) щодо покращення ефективності адміністративної діяльності на підприємстві.

3.3.  Отримувати у встановленому порядку від інших працівників підприємства матеріали та інформацію, необхідну для виконання своїх посадових обов'язків, залучати їх у встановленому порядку до виконання окремих завдань.

3.4.  У межах компетенції та/або за дорученням представляти інтереси підприємства перед сторонніми підприємствами, установами, організаціями, взаємодіяти з їх представниками, вести з ними переговори та ділове листування..

3.5.  Підписувати та візувати документи у межах своєї компетенції.

 

 

 

4. Відповідальність

А​​​​​рхіваріус несе відповідальність за:

4.1. Неналежне виконання вимог організаційно-розпорядчих документів підприємства, що стосуються його сфери діяльності.

4.2. Невиконання або неналежне виконання своїх посадових обов'язків згідно з цією посадовою інструкцією.

4.3. Перевищення своїх повноважень визначених цією посадовою інструкцією та відповідними організаційними документами підприємства.

4.4. Вчинення матеріальних збитків підприємству з власної провини у межах, встановлених чинним законодавством України.

4.5. Недотримання правил і норм охорони праці, пожежної безпеки..

 

5. Повинен знати

5.1. Нормативні правові акти, положення, інструкції, інші керівні матеріали і документи з ведення архівної справи на підприємстві;

5.1. Порядок зберігання і використання архівних документів;

5.1. Державну систему діловодства; порядок оформлення справ і підготовки їх до зберігання та користування, складання описів справ постійного і тимчасового терміну зберігання, актів про вилучення та знищення документів та справ;

5.1. Порядок ведення обліку і складання звітності, структуру підприємства;

5.1. Основи організації праці, правила експлуатації технічних засобів;

5.1. Основи законодавства про працю; правила протипожежного захисту. 

6. Кваліфікаційні вимоги

Повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта або повна загальна середня освіта та професійна підготовка на виробництві. Без вимог до стажу роботи.