Посадова інструкція експедитора

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_______________» (назва підприємства)

ЗАТВЕРДЖУЮ   Директор Товариства з обмеженою відповідальністю «________________» підпис       Ім’я ПРІЗВИЩЕ  «__» ________ 2022 р.

Посадова інструкція експедитора

(код КП 3422)

 

1. Загальні положення

1.1. Ця посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права та відповідальність експедитора  канцелярії (іншого структурного підрозділу) підприємства.

1.2.  Експедитор  належить до професійної групи «Фахівці».

1.3. Експедитор  призначається на посаду та звільняється з неї наказом директора підприємства (іншого керівника).за поданням завідувача канцелярії (іншого керівника або без подання).

1.4.  Експедитор  безпосередньо підпорядковується завідувачу  канцелярії (або іншому керівнику).

1.5. У своїй діяльності експедитор  керується законодавчими та іншими нормативно-правовими (нормативно-технічними) актами України, що регулюють діяльність у відповідній галузі та/або виробництві, Статутом (Положенням) підприємства, Положенням про систему управління якістю на підприємстві (Настановою з якості), Положенням про канцелярію підприємства, Положенням про експедиторську службу, Правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства, наказами і розпорядженнями керівництва підприємства з відповідних питань, вказівками завідувача  канцелярії, відповідними інструкціями з охорони праці, цією посадовою інструкцією.

1.6.  Головна функція експедитора  (мета діяльності на посаді) – приймання та оброблення вхідної і вихідної кореспонденції.

1.7. Робоче місце експедитора  знаходиться у приміщенні експедиторської служби (канцелярії) підприємства та обладнане сучасними засобами зв'язку і комунікацій,  персональним комп'ютером, якого підключено до локальної мережі підприємства та Інтернету, відповідною оргтехнікою, місцями зберігання документації (сейфом).

1.8.  У разі відсутності експедитора  на робочому місці (хвороба, відпустка, відрядження тощо) виконання його обов'язків забезпечує у межах компетенції інший працівник  канцелярії (експедиторської служби) підприємства відповідної кваліфікації за вказівкою завідувача  канцелярії (розпорядженням іншого керівника підприємства).

1.9.  Оригінал цієї посадової інструкції зберігається у відділі кадрів підприємства, 1-а копія – у завідувача  канцелярії, 2-а копія - у експедитора .

1.10. У разі перерозподілу обов'язків між працівниками  канцелярії до цієї посадової інструкції за наказом директора підприємства можуть бути внесені зміни або доповнення відповідно до чинного законодавства.

 

2. Завдання та обов'язки

Експедитор  виконує такі функціональні завдання та обов'язки:

2.1.  Приймає та обробляє вхідну і вихідну кореспонденцію (індексує, сортує, веде запис у реєстрових книгах і описах), перевіряє правильність її оформлення.

2.2.  Розпечатує конверти (пакети), перевіряє наявність укладеного і направляє кореспонденцію адресатам.

2.3.  У разі відсутності або зіпсування укладеного повідомляє завідувача канцелярії.

2.4.  Законвертовує, адресує і маркує вихідну кореспонденцію.

2.5.   Забезпечує зберігання документів, які проходять через експедицію.

2.6.  Стежить за технічним станом устаткування і машин, що перебувають в експлуатації, своєчасно повідомляє про їх несправності.

2.7.  У межах компетенції бере участь у розробці, впровадженні та функціонуванні за напрямом своєї роботи системи управління якістю на підприємстві, дотримується відповідних настанов (інструкцій, стандартів тощо) з якості.

2.8.  У встановленому порядку підвищує свою професійну кваліфікацію.

2.9.  Дотримується правил і норм охорони праці, пожежної безпеки, охорони навколишнього середовища..

 

3.  Права

Для виконання своїх функцій експедитор  має право:

3.1. На належні умови своєї професійної діяльності

3.2. Вносити пропозиції завідувачу  канцелярії з питань підвищення ефективного своєї діяльності.

3.3. Отримувати від структурних підрозділів підприємства доречні матеріали та інформацію, необхідну для виконання своїх посадових обов'язків.

3.4. Брати участь у вирішенні доречних питань на підприємстві та в канцелярії у відповідності до своєї компетенції.

3.5.  Ознайомлюватися із всіма документами, які визначають його права та обов'язки, критерії оцінювання якості виконання ним своїх посадових обов'язків.

3.6. У межах компетенції за дорученням представляти інтереси підприємства перед сторонніми підприємствами, установами, організаціями,

3.7.   Підписувати та візувати документи у межах своєї компетенції.

 

4. Відповідальність

4.1.      Експедитор  несе відповідальність за:

4.1.1.   Неналежне виконання вимог організаційно-розпорядчих документів підприємства, що стосуються його напрямку діяльності.

4.1.2.   Невиконання або неналежне виконання своїх посадових обов'язків згідно з цією посадовою інструкцією.

4.1.3.   Перевищення своїх повноважень визначених цією посадовою інструкцією та іншими відповідними документами підприємства.

4.1.4.   Вчинення матеріальних збитків підприємству з власної провини у межах, встановлених чинним законодавством України.

4.1.5.   Недотримання правил і норм охорони праці, пожежної безпеки, охорони навколишнього середовища.

4.1.6.   Недотримання вимог (процесів, процедур, протоколів, стандартів) чинної на підприємстві системи управління якістю.

4.2. Оцінювання роботи експедитора  здійснює завідувач  канцелярії (інший керівник). Основними показниками при оцінюванні роботи експедитора  є своєчасність та повнота виконання ним свої посадових обов'язків, дотримання вимог відповідних нормативно-правових (нормативно-технічних) актів, організаційно-розпорядчих документів підприємства, що стосуються його напрямків діяльності, вимог чинної на підприємстві системи управління якістю.

 

5. Повинен знати

Експедитор  повинен знати:

5.1.  основи організації діловодства на підприємстві,

5.2.   засоби і методи оброблення кореспонденції;

5.3.   адреси постійних кореспондентів;

5.4.    правила роботи на машинах, що обробляють кореспонденцію;

5.5.   структуру підприємства і його підрозділів;

5.6.    основи організації праці;

5.7.    основи законодавства про працю

5.8.  методи обробки інформації з використанням сучасних технічних засобів комунікацій і зв'язку, комп'ютерів, відповідні прикладні програмні засоби;

5.9.   вимоги (процеси, процедури, протоколи, стандарти) чинної на підприємстві системи управління якістю за профілем своєї діяльності;

5.10.    правила і норми охорони праці, пожежної безпеки, охорони навколишнього середовища.

 

6.  Кваліфікаційні вимоги

Початковий рівень (короткий цикл, молодший спеціаліст, молодший бакалавр) або перший (бакалаврський) рівень вищої освіти відповідного напряму підготовки (галузі знань). Без вимог до стажу роботи.

 

7.  Взаємовідносини (зв'язки) за посадою

Для виконання обов'язків та реалізації своїх прав експедитор  взаємодіє із:

7.1.  іншими працівниками  канцелярії з питань, що пов'язані з виконанням експедитором  своїх посадових обов'язків, надання та отримання відповідної інформації (матеріалів, документів тощо);

7.2. представниками інших структурних підрозділів на підприємстві з питань отримання/надання відповідної інформації (матеріалів, документів тощо);

7.3. представниками інших (сторонніх) підприємств, установ, організацій у межах компетенції з питань, що представляють спільний інтерес для зазначених організацій та підприємства або що пов'язані з повноваженнями сторонніх організацій у відповідних сферах.