Інструкція про порядок подання скан-копії трудової книжки

 

Додаток 1 до наказу ТОВ №____ від ________

Інструкція про порядокподання скан-копії трудової книжки

Облік даних про трудову діяльність працівників сьогодні здійснюється як у паперовому, так і в електронному форматі. Доступ до електронної трудової книжки можливий на вебпорталі Пенсійного фонду України (https://portal.pfu.gov.ua/).

В особистому кабінеті користувача вебпорталу відображається інформація про всі трудові відносини працівника з 1998 року за даними звітних відомостей роботодавця. Натомість дані про трудову діяльність до 1998 року потрібно внести у вигляді сканованих копій засвідчених кваліфікованим електронним підписом. Зробити це можуть як роботодавець, так і працівник.

Для самостійного подання скан-копії трудової книжки працівником необхідно:

●        зайти в персональний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду за допомогою кваліфікованого електронного підпису;

●        обрати меню «Відомості про трудові відносини»;

●        додати скановані файли (трудова книжка, диплом, військовий квиток, та інші документи, що підтверджують періоди трудової діяльності) та відправити до Пенсійного фонду, завіривши копії електронним підписом.

Для подання скан-копії трудової книжки роботодавцем:

●        зайти в «Кабінет страхувальника» на вебпорталі Пенсійного фонду за допомогою кваліфікованого електронного підпису;

●        обрати меню «Відомості про трудові відносини»;

●        заповнити дані про працівника;

●        додати скан-копії трудової книжки та згоди на обробку персональних даних з підписом працівника;

●        відправити скановані файли до Пенсійного фонду, завіривши копії електронним підписом.

Вимоги до скан-копій:

●        скан-копія повинна бути кольорова;

●        необхідно зробити скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;

●        скан-копії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назва, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника та безпосередньо самі записи-рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi);

●        формат зображення має бути jpg або pdf;

●        розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.