Зміна статусу співробітника: бухгалтеру на що звернути увагу

Підприємство не може працювати без керівника, тому на період відсутності директора необхідно пизначити тимчасово виконуючого обов'язки й це може бути бухгалтер.

Нижче наведено ключові кроки, нюанси та вплив цієї процедури на роботу бухгалтера.

1. На період відсутності директора (з 19.09 по 01.10 включно) необхідно призначити тимчасово виконуючого обов'язки (ТВО) керівника, і цим ТВО може бути бухгалтер (або інший уповноважений працівник підприємства).

Як оформити ТВО:

Засновник(и) або сам директор (якщо це передбачено Статутом) до дати звільнення видає рішення/розпорядження про покладення виконання обов'язків директора на бухгалтера з 19.09.2026.
Якщо Статутом передбачено обмеження, проводиться загальні збори засновників та оформлюється Протокол.
Призначення ТВО необхідно для того, щоб підприємство мало змогу підписувати первинні документи, податкові накладні, подавати звітність, здійснювати банківські платежі та вести господарську діяльність.
2. В день звільнення (18.09) необхідно провести повний розрахунок з директором: виплатити заробітну плату за відпрацьовані дні вересня та компенсацію за всі невикористані дні щорічної відпустки (і соціальної відпустки, за наявності).
Видати копію наказу про звільнення та письмове повідомлення про нараховані й виплачені суми.

Також необхідно скасувати/відкликати кваліфікований електронний підпис (КЕП) директора як основного працівника.
3. Сформирувати КЕП на ТВО (бухгалтера): подати повідомлення до ДПС про надання права підпису електронних документів для ТВО.
Повідомити банк про тимчасову зміну/надання права першого підпису ТВО (подати нові картки зі зразками підписів або оновити ключі в клієнт-банку).
Повідомити податкову про підписанта (п. 3 та п. 4 розд. III Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 № 557 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0959-17#Text.), якщо ТВО не вноситься в ЄДР.
4. Відображення в Об'єднаному звіті: звільнення та прийняття директора відображається в Д5 (звільнення в звіті за вересень, прийняття- в звіті за жовтень). В 4ДФ зазначаєте також дати звільнення та прийняття у відповідних звітах.

Якщо ТВО директора здійснюється іншим працівником (бухгалтером) без звільнення від основних обов'язків за посадою- за ст.105 КЗпП бухгалтеру здійснюється доплата. В Д5 тоді такий працівник ніяк не відображається.
5. До початку роботи за новим договором (не пізніше 01.10) необхідно подати до ДПС Повідомлення про прийняття працівника на роботу.
У повідомленні обов'язково вказати категорію особи — «2» (наймані працівники без трудової книжки / сумісники).Далі необхідно оформити новий КЕП на директора-сумісника.
Подати Повідомлення про надання права підпису е-документів до ДПС для нового КЕП.
Поновити / перевидати картку зі зразками підписів у банках.
Зняти повноваження ТВО з бухгалтера (видати відповідний наказ).
Якщо дані про керівника видалялися з ЄДР або змінювалися, внести нові дані про керівника до ЄДР.

Раді допомогти, звертайтесь ще!