Коригування щорічних відпусток при звільненні: важливі нюанси

Так, ви можете зменшити кількість днів щорічної відпустки (а відповідно й днів компенсації) на той 1 «перегуляний» день за наступний робочий період, за умови правильного перерахунку стажу для відпустки.

Обґрунтування

1. Неоплачувана відпустка, що не входить до стажу, зменшує тривалість щорічної У стаж, що дає право на щорічну основну відпустку, не зараховуються періоди окремих відпусток без збереження зарплати (зокрема за сімейними обставинами та на період воєнного стану), тому тривалість щорічної відпустки за відповідний робочий рік зменшують пропорційно відпускному стажу, і в результаті за робочий рік працівник може мати не 24, а менше календарних днів відпустки, наприклад 23 або 22 дні, що є правомірно згідно із Законом № 504/96-ВР.

2. Якщо відпустку вже надали повної тривалості, «зайві» дні переносять на наступний рік Коли після надання щорічної відпустки повної тривалості з’являється період неоплачуваної відпустки, який не включається до відпускного стажу, за результатами перерахунку може виявитися, що частина днів щорічної вже використана понад набуте право, і такі надлишково використані дні враховують при визначенні права працівника на щорічну відпустку за наступний робочий рік, тобто зменшують її на відповідну кількість днів.

3. Механізм: менше днів відпустки / компенсації за наступний період, а не донарахування боргу Законодавством прямо передбачене лише утримання за «перегуляну» відпустку при звільненні за той робочий рік, за який відпустка була надана в рахунок невідпрацьованої частини року, що випливає зі ст. 22 Закону № 504/96-ВР. В інших випадках практикується підхід, коли при розрахунку права на щорічну відпустку за наступний робочий рік від уже розрахованої тривалості відпустки віднімають кількість днів, фактично наданих авансом, і, відповідно, при звільненні компенсують меншу кількість днів відпустки.

4. Документальне відображення коригування Нормативно не вимагається окремий наказ про «перерахунок» уже наданої відпустки, натомість доцільно:

• у документах обліку відпусток (особова картка, відомість обліку відпусток) зафіксувати, що за попередній робочий рік 1 день відпустки використано авансом;
• при розрахунку кількості днів щорічної відпустки, що підлягають компенсації при звільненні за наступний робочий період, одразу врахувати цей «мінус 1 день», показавши у розрахунку меншу кількість днів до компенсації.

Ризики та нюанси:

Якщо при звільненні в розрахунку компенсації буде обґрунтовано показано меншу кількість днів (24 – 1 = 23 за відповідний період), це узгоджується з нормою про пропорційність відпустки відпрацьованому часу й не створює самостійного «боргу» перед працівником.

Правильне оформлення перерахунку стажу та фіксація «перевикористаного» дня забезпечать законність зменшення кількості днів компенсації.