Як правильно розрахувати та повернути надлишкові відпускні

Частково так, утримати надлишково сплачені відпускні при звільненні потрібно, але спочатку слід точно визначити кількість «перегуляних» днів, а повернення здійснити або шляхом утримання із розрахунку при звільненні, або окремим поверненням коштів працівницею.

Обґрунтування

1. Коли взагалі утримуються «зайві» відпускні Відповідно до ст. 22 Закону № 504/96-ВР, якщо працівника звільняють до закінчення робочого року, за який він уже одержав відпустку повної тривалості, роботодавець відраховує із зарплати відпускні за дні відпустки, надані в рахунок невідпрацьованої частини року. Винятки, коли відрахування не проводиться, перелічені в цій статті (призов, переведення, скорочення, вихід на пенсію тощо), і звільнення за власним бажанням до них не належить.

2. Як визначити кількість «перегуляних» днів Потрібно порівняти фактично використані дні відпустки за робочий рік з дня прийняття на роботу і дні, на які працівниця має право до дати звільнення. Алгоритм такий:

1. Визначаєте повний робочий рік учительки: з 20.09.2025 по 19.09.2026.
2. Обчислюєте відпускний стаж за цей робочий рік по день звільнення включно (20.09.2025–25.08.2026), виключаючи періоди, які не входять до стажу за ст. 9 Закону про відпустки.
3. Розраховуєте кількість днів щорічної відпустки, що припадає на 1 календарний день робочого року: 56 / кількість календарних днів робочого року (з урахуванням/виключенням святкових днів за правилами, наведеними для щорічних відпусток).
4. Множите показник з п. 3 на кількість календарних днів відпускного стажу з п. 2.
5. Різниця між фактично наданими 56 к.дн і розрахованою належною кількістю днів і є «перевикористаними» днями, за які треба відрахувати відпускні.

3. Як визначити суму надлишкових відпускних Сума визначається за тією ж середньою зарплатою, за якою були нараховані відпускні. Згідно з роз’ясненням, що базується на ст. 22 Закону про відпустки, нову середню зарплату не розраховують. Формула:
– середньоденна відпускна (визначена при наданні відпустки) * кількість «перегуляних» днів = сума до відрахування.

4. Як повернути суму до бюджету школи (практика) Надлишкові відпускні повертають у першу чергу за рахунок утримання із сум, що підлягають виплаті при звільненні.

• У наказі про звільнення окремим пунктом фіксують: «Провести відрахування відпускних за дні щорічної відпустки, наданої в рахунок невідпрацьованої частини робочого року, у сумі … грн на підставі ст. 22 Закону України «Про відпустки».
• В бухобліку суму відпускних сторнують методом «червоне сторно» та відображають як утримання із зарплати (орієнтовно: Дт 471 Кт 661 або Дт 23, 91, 92, 93 Кт 661 – сторнування відпускних, далі Дт 661 Кт 641/642/651 – сторнування податків та ЄСВ, з урахуванням особливостей резерву і бюджетного обліку).
• Якщо сума «перегуляних» відпускних більша, ніж нарахований до виплати дохід при звільненні, решту працівниця може повернути через касу або на рахунок школи, і тоді в обліку відображають надходження як повернення раніше зайво виплачених сум.

Рекомендація:
Перед утриманням бажано письмово ознайомити працівницю з розрахунком «перегуляних» днів і сумою до відрахування, а якщо сума перевищує її дохід місяця звільнення, узяти від неї заяву про добровільне повернення різниці готівкою або на рахунок школи.

Правильним буде спочатку точно порахувати «перегуляні» дні за наведеним алгоритмом, а потім відсторнувати відповідні відпускні та податки з утриманням або окремим поверненням коштів.