Оформлення страхування працівників: документи та податкові нюанси

Не зовсім: для запровадження медичного страхування потрібні внутрішні кадрові документи та, за потреби, заяви працівників, але ПДФО і ВЗ із суми страхування утримуються не за їхньою згодою, а обов’язково за нормами ПКУ, тоді як утримання будь‑яких «додаткових» сум із зарплати можливе лише за письмовою заявою працівника.

Обґрунтування

1. Які кадрові документи оформити для запровадження страхування
Рішення роботодавця доцільно оформити:

• наказом про запровадження добровільного медичного страхування працівників (з зазначенням категорій працівників, умов, дати початку дії, порядку оплати внесків);
• за потреби – доповненням/змінами до колдоговору або Положення про оплату праці/соціальний пакет, де фіксується надання ДМС за рахунок роботодавця.

У роботі з працівниками зазвичай оформлюють:

• заяву працівника про приєднання до програми добровільного медичного страхування (особливо, якщо участь добровільна, а не «для всіх обов’язково»);
• ознайомлення працівника під підпис з умовами страхування (перелік послуг, страховик, строк дії, що оплата здійснюється роботодавцем, а також податкові наслідки).

2. Коли потрібна окрема заява на утримання сум із зарплати
Відрахування із зарплати понад випадки, прямо дозволені трудовим законодавством, можливі лише за письмовою заявою працівника. Згідно зі ст. 127 КЗпП, роботодавець може робити відрахування за своїм наказом тільки у чітко визначених випадках (повернення авансу, зайво виплачених сум, невитрачених підзвітних коштів тощо), а «в інших випадках утримання із зарплати може проводитися лише за заявою працівників». Тому:

• якщо працівник сам оплачує «додаткові пакети» чи частину страхового платежу, і ви хочете утримувати цю суму з його зарплати – обов’язкова індивідуальна заява працівника + наказ на її підставі;
• заява може бути одноразовою, з формулюванням «прошу щомісяця утримувати із моєї заробітної плати суму ... грн / вартість додаткового пакету ... за медичним страхуванням».

3. Утримання ПДФО і ВЗ із сум страхування при перевищенні 30%
Суми страхових внесків за договорами ДМС, сплачених роботодавцем за працівника, у межах 30% його нарахованої зарплати за місяць не включаються до оподатковуваного доходу, за умови, що договір відповідає вимогам пп. 14.1.52-1 ПКУ та іншим умовам пільги, встановленим пп. «в» пп. 164.2.16 ПКУ (добровільне ДМС, мінімальний строк 1 рік, виплата медзакладам тощо) пп. 14.1.52-1 Податкового кодексу України. Якщо ж сума страхового платежу за місяць перевищує 30% зарплати, дохід у вигляді суми такого перевищення:

• включається до загального місячного оподатковуваного доходу працівника;
• оподатковується ПДФО 18% і ВЗ 5% на загальних підставах пп. «в» пп. 164.2.16 ПКУ.

Це – обов’язок податкового агента (роботодавця), а не «добровільне утримання» за заявою працівника.
Окрема заява‑згода працівника для утримання саме ПДФО і ВЗ із суми додаткового блага не потрібна і не передбачена законодавством.

4. Коли потрібна/не потрібна заява при перевищенні 30%
Слід розрізняти:

• податки із додаткового блага (частина страхового внеску понад пільгові 30%): утримуються роботодавцем автоматично, без будь-яких заяв, у строки і в порядку, визначеному ПКУ;
• відшкодування вартості страхування самим працівником (коли ви домовляєтесь, що працівник компенсує додатковий пакет чи частину внеску): це – його борг перед підприємством, тому утримувати його із зарплати можна тільки на підставі особистої письмової заяви, як зазначено в консультації, що базується на ст. 127 КЗпП.

Рекомендація:
Складіть типові форми: наказ про впровадження ДМС, заяву на участь у програмі та окрему заяву на утримання із зарплати вартості «додаткових» пакетів, а оподаткування перевищення 30% здійснюйте автоматично як податковий агент, без будь‑яких заяв від працівників.

Правильне розмежування «податкових» утримань і добровільного відшкодування вартості страхування через заяви працівників дозволить уникнути претензій і з боку ДПС, і з боку інспекції праці.