Оформлення мобілізації працівника та корекція кадрових документів

Ні, відпустка без збереження зарплати в цій ситуації оформлена неправильно, її треба «зняти» і виправити як період мобілізації, подати уточнюючу Об’єднану звітність за липень–серпень, але не подавати додаток 5 щодо факту мобілізації, а добровільну фіксовану виплату мобілізованому показувати як звичайну зарплату.

Обґрунтування

1. Мобілізація і відпустка без збереження зарплати – різні правові стани Згідно з ч. 3 ст. 119 Кодексу законів про працю України, за мобілізованим працівником зберігаються місце роботи і посада, він увільняється від роботи на час служби, але це не відпустка за власний рахунок. Відпустка без збереження зарплати оформлюється за заявою працівника і надається за підставами Закону про відпустки та Закону № 2136, тоді як мобілізація підтверджується документами ТЦК/військової частини і наказом про увільнення.

2. Табель і наказ: як виправити період з 28.07.26 Оскільки з документів видно, що працівника мобілізовано з 28.07.26, час з цієї дати не може одночасно вважатися відпусткою без збереження зарплати. Необхідно:

• видати наказ про увільнення від роботи на час військової служби з 28.07.26 (якщо раніше видали лише наказ про відпустку, оформити новий наказ і, за потреби, наказ про скасування/зміну попереднього з 28.07.26);
• у табелі обліку робочого часу замінити позначку неоплачуваної відпустки (НА/«18») за період з 28.07.26 (або з 29.07.26, якщо 28.07. ще був робочим днем) на «ІН» («22») як інший невідпрацьований час, пов’язаний із виконанням державних обов’язків (мобілізація), аналогічно описано в матеріалах щодо коригування табеля при мобілізації.

3. Об’єднана звітність за липень і серпень: чи потрібні уточнення і як заповнювати Д1, 4ДФ

1. Якщо в липневому/серпневому Додатку 1 по цьому працівнику:

• у графі 14 уже стоїть кількість днів перебування у трудових відносинах, це правильно, бо трудові відносини тривають;
• у графі 13 помилково зазначені дні відпустки без збереження зарплати за період мобілізації, це помилка, оскільки графа 13 призначена виключно для відпусток без збереження зарплати за ст. 25, 26 Закону про відпустки або ст. 12 Закону № 2136, а не для мобілізації.

2. Така помилка вимагає подання уточнюючої звітності. Уточнюючий додаток Д1 формуєте за діючою місячною формою (код J/F0500110), щодо цього працівника відображаєте:

• перший рядок – помилкові дані на «виключення» (графа 25 = «1»),
• другий рядок – правильні дані на «введення» (графа 25 = «0»), без заповнення графи 13, з правильною кількістю днів у графі 14 та фактичними сумами доходу і ЄСВ, якщо виплати були.

3. У додатку 4ДФ:

• якщо за липень/серпень виплат не було – працівника в цих місяцях не відображають;
• якщо підприємство залишає щомісячну фіксовану оплату мобілізованому, ці суми вважаються заробітною платою і показуються в 4ДФ з ознакою доходу «101» у місяці нарахування.

4. Добровільна фіксована виплата мобілізованому: оформлення і відображення в Д1, 4ДФ Добровільна виплата мобілізованому працівнику, встановлена рішенням роботодавця, є складовою заробітної плати, а не окремою «допомогою». У такому разі:

• оформіть внутрішній наказ/положення, де зафіксовано рішення про щомісячну виплату мобілізованому суміснику і розмір такої виплати;
• у Додатку 1 за кожен місяць мобілізації відображайте:
  • графа 8 – категорія застрахованої особи «1» (або «2» – для осіб з інвалідністю);
  • графа 10 – місяць, за який нарахована виплата;
  • графа 14 – усі календарні дні перебування у трудових відносинах у місяці;
  • графи 16, 17 – сума нарахованих виплат (оклад/фіксована сума) як зарплата;
  • графа 20 – нарахований ЄСВ;
  • інші графи заповнюєте в загальному порядку, графу 13 не заповнюєте.
• у 4ДФ за відповідний місяць показуєте суму як зарплату з ознакою «101» у місяці нарахування, незалежно від фактичної дати виплати, а військовий збір і ПДФО утримуєте і показуєте за загальними правилами.

5. Додаток 5 (військовий облік): чи показувати факт мобілізації Факт призову на військову службу не є кадровою подією для Податкового розрахунку, тому додаток 5 до Об’єднаної звітності через мобілізацію не подають. Окремо, у списках персонального військового обліку за Порядком № 1487 мобілізований уже вважається військовослужбовцем, а не призовником/військовозобов’язаним чи резервістом, тому його, як правило, вилучають зі списків, і відомості про мобілізацію не вносять до нового додатка 5 до Порядку № 1487, якщо інше прямо не вимагає ваш ТЦК.

Рекомендація: спершу виправте кадрові та табельні документи (накази, табель), після чого подайте уточнюючі додатки Д1 за липень і серпень, а виплати мобілізованому суміснику надалі нараховуйте та показуйте як звичайну зарплату з коректним заповненням Д1 і 4ДФ.