Передача обов'язків директора під час його відсутності: можливості та обмеження

Можна покласти обов’язки директора на менеджера з адміністративної діяльності, це не обмежено лише заступником, але потрібно правильно оформити такі повноваження і оплату.

Обґрунтування

1. Хто може виконувати обов’язки директора під час його відсутності
Будь-який працівник може виконувати обов’язки тимчасово відсутнього директора, якщо йому ці функції делеговані наказом та/або довіреністю і він погодився їх виконувати. За відсутності посади заступника директора відповідні обов’язки можна прямо прописати у посадовій інструкції будь-якої керівної посади, і тоді він автоматично підміняє директора без окремого наказу та без доплати як за окрему додаткову роботу, оскільки це буде його трудова функція.

2. Коли потрібна доплата за виконання обов’язків директора
Якщо на менеджера з адміністративної діяльності покладають виконання обов’язків директора додатково до його основної роботи, і це не передбачено його посадовою інструкцією, така робота є виконанням обов’язків тимчасово відсутнього працівника, за що обов’язково встановлюється доплата відповідно до ст. 105 КЗпП. Без доплати можна лише тоді, коли виконання обов’язків директора прямо включене до посадової інструкції менеджера як одна з його функцій.

3. Чи обов’язково призначати в.о. і як передати тільки право підпису
Призначати виконувача обов’язків директора на час відпустки не є обов’язком, це доцільно лише якщо на час відсутності потрібно підписувати документи чи приймати рішення. Можна не призначати ТВО директора, а обмежитися делегуванням права підпису певних документів менеджеру через довіреність і внутрішній наказ про надання йому права підпису окремих документів, але тоді це також буде розширенням його трудової функції і, за загальним підходом, вимагатиме доплати як додаткової роботи за межами посадової інструкції згідно зі ст. 105 КЗпП.

Рекомендація:
Якщо хочете, щоб менеджер виконував функції директора без постійних разових наказів і без доплат, пропишіть у його посадовій інструкції, що на період відсутності директора він виконує обов’язки директора, а на час конкретної відсутності оформіть лише наказ про відпустку директора та, за потреби, довіреність чи окремий наказ про право підпису документів.

Надання обов’язків директору іншому працівнику можливе не лише заступнику, але завжди потребує оформлення з урахуванням доплати або попереднього закріплення цих функцій у посадовій інструкції.