Оформлення документів під час відсутності директора: ризики та рішення

Можливі 2 варіанти: внести зміни в ЄДР щодо підписанта- іншої особи (головного бухгалтера) або повідомити податкову про підписанта- іншого працівника (теж головного бухгалтера).
1. Призначити ТВО директора та внести зміни до ЄДР.
Якщо на період відсутності директора інша особа фактично виконуватиме його повноваження, можна оформити її як тимчасово виконуючого обов'язки директора відповідно до Статуту та рішення учасників/наказу.
У такому випадку інформація про особу, яка має право діяти від імені ТОВ, вноситься до ЄДР. Підстава- рішення засновників.

ТВО отримує власний КЕП, а інформація про нового підписанта передається до ДПС (через ЄДР, окремо повідомляти податкову не потрібно).
Це найбільш комплексний варіант, якщо потрібно, щоб ТВО міг не лише подавати звітність, а й представляти ТОВ, підписувати договори, банківські документи, первинні документи тощо.

Головний бухгалтер зможе й в інших випадках відсутності директора підписувати документи, звіти.

Крім рішення засновників та внесення змін в ЄДР, директор має оформити наказ про призначення на період своєї відсутності ТВО директора (головного бухгалтера).
2. Не змінювати керівника в ЄДР, а надати іншому працівнику право підпису електронних документів.
Якщо директор залишається керівником за даними ЄДР, але на період його відсутності необхідно, щоб, головний бухгалтер або інший працівник подавав податкову звітність, можна делегувати йому право підпису електронних документів.
При цьому така особа не стає директором лише через отримання права електронного підпису.
Як повідомити ДПС про нового підписанта. Це прямо передбачено п. 3 та п. 4 розд. III Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 № 557 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0959-17#Text.
Відповідно до п. 3, для надання іншій особі права підпису електронних документів підприємство повідомляє про це контролюючий орган за основним місцем обліку шляхом направлення Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису за формою згідно з додатком 2 до Порядку № 557.
У п. 4 зазначено, що до Повідомлення вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому надається право підпису електронних документів.
Тобто, якщо директор залишається керівником, але, наприклад, бухгалтеру делеговано право підпису звітності, бухгалтер отримує власний КЕП і підприємство подає до ДПС відповідне Повідомлення.

В цьому випадку також на період відсутності директора видається наказ про призначення ТВО директора.
В обох випадках головному бухгалтеру необхідно призначити доплату. Розглянемо ситуацію, коли головний бухгалтер не звільняється від своєї основної роботи й виконує обов'язки директора паралельно. За ст.105 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n643 у разі виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника головному бухгалтеру здійснюється доплата. Розмір доплати визначається в наказі (й зазвичай прописується в положенні про оплату праці).

Раді допомогти, звертайтесь ще!