Оформлення документів для нарахування пільг при інвалідності працівника

Частково так, потрібні саме документи про інвалідність, але їх слід правильно оформити й зафіксувати в кадрових документах, тоді з дати їх отримання роботодавцем можна застосовувати ставку ЄСВ 8,41%.

Обґрунтування

1. Які документи потрібні для застосування ставки ЄСВ 8,41% Нарахування ЄСВ 8,41% можливе лише за наявності у роботодавця підтверджуючого документа про інвалідність, оформленого належним чином. Підтвердженням інвалідності є:

• належним чином засвідчений Витяг із рішення експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи щодо встановлення або продовження інвалідності, оформлений за постановою КМУ від 15.11.2024 №1338;
• або копія довідки до акта огляду МСЕК про встановлення групи інвалідності, видана до 01.01.2025, якщо вона чинна або безстрокова.
  Вимогу про такі документи встановлено абз. 7 пп. 5 п. 2 розд. III Інструкції №449.

2. У якому вигляді працівник має подати Витяг / довідку Для пільгової ставки ЄСВ потрібен не просто факт наявності інвалідності, а саме належно засвідчений документ:

• електронний Витяг у форматі PDF, підписаний електронною печаткою МОЗ, який роботодавець за потреби перевіряє через державні сервіси перевірки електронного підпису;
• або оригінал паперового Витягу з підписом відповідної посадової особи та печаткою закладу охорони здоров’я (за наявності), виданий за пп. 4 п. 2 наказу МОЗ від 10.12.2024 №2067;
• або завірена роботодавцем копія чинної довідки МСЕК, виданої до 01.01.2025.
  Копія паперового Витягу, засвідчена лише на підприємстві, без оригіналу або електронного PDF з печаткою МОЗ, не вважається «належним чином засвідченим» документом для ставки 8,41%.

3. З якої дати застосовувати ЄСВ 8,41% Пільгова ставка застосовується не з дати встановлення інвалідності у Витягу чи довідці, а з дати фактичного отримання цих документів роботодавцем. Це прямо випливає з пп. 5 п. 2 розд. III Інструкції №449, де вказано, що ЄСВ 8,41% нараховується «із дати отримання від працівника документів щодо встановлення інвалідності» протягом строку, визначеного постановою №1338.
Тому:

• до дня, що передує даті отримання документа, ЄСВ – 22%;
• починаючи з дати отримання документа – 8,41% на всі відповідні доходи працівника (зарплата, лікарняні, декретні).

4. Які внутрішні документи оформити роботодавцю (заява і наказ) Закон не вимагає спеціальної заяви саме для цілей ЄСВ, але на практиці доцільно:

• оформити заяву працівника про врахування статусу особи з інвалідністю та застосування пільг;
• видати наказ про фіксацію статусу та застосування пільгової ставки ЄСВ.

Приклад формулювань.

4.1. Заява працівника

Директору ТОВ «___»
від ПІБ, посада

ЗАЯВА

Прошу врахувати, що мені встановлено інвалідність ___ групи з «» ________ 20 р. та застосовувати до нарахованої мені заробітної плати, допомог та інших виплат пільги, передбачені законодавством для осіб з інвалідністю, у тому числі ставку єдиного внеску 8,41%.

До заяви додаю:

1. Витяг із рішення експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи щодо встановлення інвалідності / копію довідки до акта огляду МСЕК;
2. копію посвідчення особи з інвалідністю (за наявності).

«» ________ 20 р. Підпис _________

4.2. Наказ роботодавця

НАКАЗ
«» ________ 20 р. №___
м. ______

Про врахування статусу особи з інвалідністю та застосування пільгової ставки ЄСВ

У зв’язку з наданням працівником ПІБ, посадa, заяви від «» ________ 20 р. та Витягу із рішення експертної команди / копії довідки до акта огляду МСЕК про встановлення інвалідності ___ групи,

НАКАЗУЮ:

1. Вважати ПІБ працівником з інвалідністю ___ групи з урахуванням наданих документів.
2. Бухгалтерії застосовувати ставку єдиного внеску 8,41% до нарахованих доходів працівника, починаючи з «» ________ 20 р., тобто з дати отримання підтвердних документів.
3. Відділу кадрів внести відповідні відомості про інвалідність до особової картки працівника (форма П-2) та особової справи, долучити копії підтвердних документів.

Директор ___________ /ПІБ/

5. Мінімальний алгоритм дій для бухгалтера й кадровика

1. Отримати від працівника:

• заяву про врахування статусу;
• належно засвідчений Витяг або чинну довідку МСЕК;
• копію посвідчення особи з інвалідністю (за можливості).

2. Зафіксувати дату надходження документів (журнал вхідної кореспонденції, відмітка на заяві).
3. Видати наказ про застосування ставки 8,41% з цієї дати.
4. Внести зміни до програми обліку зарплати: з дати отримання документів – ставка ЄСВ 8,41%, категорія застрахованої особи «2» для зарплати в Д1.

Наявність оформлених підтвердних документів та наказу з фіксацією дати подання дає підстави безпечно застосовувати ставку ЄСВ 8,41% до працівника з інвалідністю.