Процедура звільнення працівника у разі трагічного випадку

Так, наказ про припинення трудового договору потрібно видати вже зараз на дату смерті, відобразити звільнення в об’єднаному розрахунку, а виплати (лікарняні, компенсації, допомога на поховання) можна провести пізніше; середньооблікову кількість працівників рахуєте з урахуванням працівника до дати смерті включно.

Обґрунтування

1. Чи можна звільнити зараз, поки триває розслідування
Трудові відносини припиняються датою смерті працівника за п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП, підстава – свідоцтво про смерть або рішення суду про оголошення померлим, незалежно від факту триваючого спецрозслідування нещасного випадку на виробництві. Відповідно до ст. 36 КЗпП наказ видаєте поточною датою (коли отримали документ про смерть), а датою припинення трудового договору в наказі ставите 20.07.

2. Остаточний розрахунок і кому виплачувати
Роботодавець зобов’язаний провести повний розрахунок: зарплата за фактично відпрацьований час, компенсація за всі невикористані дні відпусток, лікарняні за період до дати смерті, інші належні суми. Ці суми виплачують членам сім’ї, а за їх відсутності – спадкоємцям, згідно зі ст. 1227 ЦКУ та ст. 83 КЗпП. Виплата може бути здійснена й пізніше за датою наказу, але обов’язок нарахувати й виплатити зберігається.

3. Допомога на поховання і зв’язок із нещасним випадком на виробництві
Допомогу на поховання від ПФУ у разі смерті застрахованої особи (якщо не пенсіонер) призначають за заявою особи, яка здійснила поховання, на підставі заяви, документа про смерть та інших документів, а роботодавець подає заяву-розрахунок до ПФУ. Порядок і види страхових виплат (у т. ч. в разі смерті внаслідок нещасного випадку на виробництві) визначає Закон № 1105-XIV про загальнообов’язкове державне соціальне страхування, на який прямо посилається ПФУ у своєму роз’ясненні про страхові виплати в разі нещасного випадку на виробництві (Закон № 1105-XIV). Призначення страхових виплат родині (одноразова і щомісячні) можливе після завершення спецрозслідування й складання акта Н-1, але це не заважає вам оформити припинення трудових відносин.

4. Відображення у додатках Д5, Д1, 4ДФ об’єднаної звітності
У додатку Д5 за місяць, до якого належить дата смерті (липень):

• у графі 10 зазначаєте дату припинення трудових відносин – 20.07;
• у графі 16 – дату й номер наказу;
• у графі 17 – підставу «п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП».

У додатку Д1 за липень:

• показуєте зарплату та, за наявності, лікарняні й інші виплати за період до 20.07, ЄСВ на них нараховуєте на загальних підставах (як на виплати за період до смерті), згідно зі ст. 7 і ст. 8 Закону № 2464-VI про ЄСВ (Закон № 2464-VI).

У додатку 4ДФ:

• усі нараховані суми (зарплата, лікарняні, компенсація відпусток) відображаєте з ознакою доходу «101» з РНОКПП померлого працівника;
• у графі 8 вказуєте дату припинення трудових відносин – 20.07.

5. Середньооблікова кількість працівників
Середньооблікову кількість працівників розраховуєте виходячи з фактичних днів перебування в трудових відносинах у місяці. Працівник враховується у складі облікової кількості до дня смерті включно, а з 21.07 його вже не враховують, оскільки трудові відносини припинені наказом на підставі ст. 36 КЗпП.

Рекомендація:
Оформіть наказ про припинення трудового договору датою фактичного отримання свідоцтва про смерть із датою звільнення 20.07, одразу відобразіть це в Д5 і в 4ДФ (дата звільнення), а всі належні виплати (включно з лікарняними після їх призначення й допомогою на поховання) нараховуйте та показуйте в тих періодах, коли здійснюєте нарахування, дотримуючись загальних правил оподаткування й нарахування ЄСВ.

У вашій ситуації ключове – не чекати завершення розслідування для оформлення звільнення, а фіксувати припинення трудового договору на дату смерті й коректно показати це в об’єднаній звітності.