Як правильно оформити звільнення працівника за прогули та відсутність

Ні, звільнити «за угодою сторін» без волевиявлення працівника не можна, а найменш ризиковий варіант зараз — фіксувати відсутність як «НЗ», збирати докази спроб зв’язку, а вже після появи працівника брати письмові пояснення і, за потреби, звільняти за прогул із дотриманням процедури.

Обґрунтування

1. «Угода сторін» можлива тільки за спільною згодою Звільнення за угодою сторін передбачає спільне волевиявлення працівника і роботодавця щодо припинення трудових відносин у погоджену дату, а не одностороннє рішення роботодавця за відсутності працівника, тому оформити таке звільнення без заяви чи письмової згоди працівника не можна, навіть якщо це «зручніше» для ФОП. Це випливає із змісту п. 1 ст. 36 КЗпП, на який прямо вказують роз’яснення щодо звільнення за угодою сторін.

2. Фіксація відсутності та спроб зв’язку — обов’язкова база Відсутність працівника на роботі слід оформлювати актами щоденно в день неявки з зазначенням дати, часу, посади працівника і короткого опису ситуації, акт підписують щонайменше двоє-троє осіб, а в табелі на цей період проставляють «НЗ» як неявки з нез’ясованих причин до з’ясування обставин. Такий порядок оформлення акта відповідає вимогам до організаційно-розпорядчих документів і практичним рекомендаціям, що базуються на Правилах організації діловодства, затверджених наказом Мін’юсту № 1000/5. Додатково варто фіксувати спроби зв’язку: телефонні дзвінки, повідомлення в месенджерах, лист з вимогою надати пояснення, надісланий рекомендованим відправленням з описом вкладення і повідомленням про вручення.

3. Пояснювальна записка й оцінка причин — ключ до законного звільнення за прогул Прогулом вважається відсутність на роботі весь робочий день або понад три години протягом робочого дня без поважної причини, і звільнити за прогул можна лише якщо поважних причин не було, а роботодавець виконав обов’язок витребувати письмові пояснення. Згідно зі ст. 149 КЗпП, до застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен зажадати від працівника письмові пояснення, тому після появи працівника ви зобов’язані запропонувати йому написати пояснювальну записку про причини відсутності, а у разі відмови — скласти акт про відмову; далі роботодавець оцінює, чи є причини поважними, і вже потім вирішує питання про стягнення чи звільнення.

4. Процедура звільнення за прогул і оплата днів відсутності Звільнення за прогул є дисциплінарним стягненням, тому застосовується з дотриманням строків і процедури: не пізніше одного місяця з дня виявлення порушення і не пізніше шести місяців з дня його вчинення, з попереднім витребуванням пояснень, що прямо передбачено ст. 148–149 КЗпП. Дні, які будуть визнані прогулом (неповажна відсутність), не оплачуються, а в табелі по них замість «НЗ» проставляють код «ПР»; три попередні дні, коли працівник «прихворів», але лікарняний не відкрито і поважних причин документально не підтверджено, за результатом оцінки теж можуть бути визнані прогулом і не оплачуватися. Якщо ж за підсумком пояснень причина буде визнана поважною (реальна хвороба, підтверджена медичними документами тощо), дні відсутності або оплачуються як робочі/відпустка/лікарняний (коли з’являться підстави), або «легалізуються» іншим способом за рішенням роботодавця.

Рекомендація: зараз фіксуйте щоденну відсутність актами і кодом «НЗ», документуйте всі спроби зв’язку, після появи працівника обов’язково візьміть письмові пояснення і, якщо причина неповажна, оформлюйте наказ про звільнення за прогул із дотриманням строків і відображенням прогулів у табелі, не використовуючи «угоду сторін» без заяви працівника.