Оформлення переведення працівників: переїзд, податки та звітність

Частково так, логіка з поділом ПДФО за «старим» і «новим» місцем вірна, але потрібно додатково оформити зміну місця роботи як переведення, стати на облік за неосновним місцем і подавати окремі Податкові розрахунки з 4ДФ по кожному офісу.

Обґрунтування

1. Оформлення переведення працівників за їх ініціативою Посадові обов’язки не змінюються, змінюється місце роботи, отже це переведення на іншу роботу в розумінні ст. 32 КЗпП. Відповідно до ст. 32 Кодексу законів про працю України таке переведення можливе лише за згодою працівника.
Порядок дій:

• працівник подає заяву з проханням перевести його з офісу у Кропивницькому до офісу-«столу замовлень» у конкретній області з дати 20.08;
• роботодавець розглядає заяву та ставить резолюцію «погоджено»;
• видається наказ про переведення, де зазначаються: ПІБ працівника, стара і нова адреса місця роботи, дата переведення (20.08), підстава – заява працівника;
• працівника ознайомлюють з наказом під підпис;
• в особовій картці П-2 змінюється місце роботи (структурний підрозділ/адреса).

2. Відображення зміни місця роботи в об’єднаній звітності Формально змінюється «територіальна прив’язка» працівника, а не посада. За роз’ясненнями ДПС, приміщення в іншій громаді, де працюють наймані працівники, для цілей ПДФО вважається відокремленим підрозділом, навіть якщо його формально не реєстрували окремою філією.
У Податковому розрахунку:

• «головний» Розрахунок №1 за Кропивницьким:
  • Д1 – усі працівники, включно з тими, хто з 20.08 працює в інших областях;
  • Д5 – за наявності подій;
  • 4ДФ – лише працівники, які працюють у Кропивницькому (без працівників «столів замовлень»); у рядку 032 – КАТОТТГ Кропивницького;
• окремі Розрахунки №2, №3 за кожний «стіл замовлень»:
  • містять тільки 4ДФ;
  • у заголовку Розрахунку: 032 – КАТОТТГ громади офісу, 033 – назва/опис підрозділу з 20-ОПП;
  • у 4ДФ відображаються доходи (зарплата) працівників, які фактично працюють у цьому офісі, з відповідними сумами ПДФО і ВЗ.

3. Сплата ПДФО до та після 20.08 ПДФО за працівників, які фактично працюють у власних або орендованих приміщеннях в різних регіонах, сплачується до бюджету громади за місцезнаходженням такого приміщення, незалежно від створення відокремленого підрозділу, що випливає з пп. 168.4.1 Податкового кодексу України у системі з ч. 2 ст. 64 Бюджетного кодексу України.
Для місяця переведення (серпень):

• за період роботи до 19.08 працівники фактично працюють у Кропивницькому, ПДФО за їх зарплату сплачується на рахунок КАТОТТГ Кропивницького;
• з 20.08 працівники фактично працюють у новому офісі, ПДФО за частину зарплати з 20.08 до кінця місяця сплачується до бюджету громади, де розташований відповідний «стіл замовлень»;
• бухгалтер розраховує пропорційно дні чи фактичний заробіток до/після дати переведення і перераховує податок двома платіжками на різні реквізити;
• військовий збір сплачується до Держбюджету за місцем реєстрації ТОВ (Кропивницький), а ЄСВ – за основним місцем обліку платника ЄСВ згідно з п. 1 ч. 2 ст. 6 Закону № 2464.

4. Кількість об’єднаних звітів та куди їх подавати щомісяця Податковий розрахунок подається за основним місцем обліку, але за кожен неуповноважений підрозділ формується окремий пакет, при цьому самі приміщення в інших громадах з працівниками податково прирівнюються до відокремлених підрозділів. Пункт 10 розд. І Порядку № 4 встановлює, що Розрахунок подається до контролюючого органу за основним місцем обліку, а п. 3 розд. ІІ цього Порядку – що юридична особа подає окремі Розрахунки за кожен відокремлений підрозділ.
У вашій ситуації:

• 1 Розрахунок «Звітний» №1 – за ТОВ у Кропивницькому (Д1, 4ДФ по «кропивницьких» працівниках, Д5 за потреби);
• 1 Розрахунок «Звітний» №2 – лише з 4ДФ за офіс №1 (інша область);
• 1 Розрахунок «Звітний» №3 – лише з 4ДФ за офіс №2 (інша область).
  Усі три Розрахунки подаєте щомісяця до податкової Кропивницького як до органу за основним місцем обліку, спершу приймається Розрахунок №1, потім №2 і №3.

Рекомендація: перед початком сплати ПДФО за «столи замовлень» подайте або оновіть форму 20-ОПП щодо об’єктів, а також, за потреби, заяву за формою 17-ОПП для взяття на облік за неосновним місцем обліку, використовуючи електронні форми 20-ОПП та 17-ОПП.

Правильне документування переведень, постановка на облік за неосновним місцем та розподіл ПДФО за громадами мінімізують податкові ризики при роботі офісів у різних областях.