Оформлення передачі права підпису документів під час відпустки директора

Частково так, передавати повноваження треба офіційно, але безпечніше не використовувати КЕП директора у відпустці, а оформити заміщення та (за потреби) окремий КЕП і повідомлення до ДПС для нового підписанта.

Обґрунтування

1. Чи обов’язково призначати тимчасово виконуючого обов’язки і як це зробити
Формально закон не зобов’язує завжди призначати т.в.о., але якщо в період відпустки будуть накази, договори, акти, накладні, рахунки, звітність чи банківські документи, безпечніше офіційно визначити заміну.
Зазвичай роблять так:

• у статуті / посадових інструкціях або окремим наказом фіксують, хто виконує обов’язки директора за його відсутності;
• у наказі про тимчасове покладення обов’язків вказують: період, перелік повноважень (у т.ч. право підпису наказів, договорів, фінансових документів), порядок оплати за розширення обов’язків.

2. Як оформити право підпису паперових документів (накази, договори, накладні, рахунки)
Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених статутом, положеннями, посадовими інструкціями або розпорядчими актами, де також задається порядок підписання документів у разі відсутності керівника п. 1 гл. 8 розд. II Правил організації діловодства, затверджених наказом Мін’юсту № 1000/5 від 18.06.2015.
Для роботи з третіми особами (контрагенти, банки, держоргани) додатково до наказу бажано оформити довіреність від імені товариства на уповноважену особу із чітким переліком прав (укладати та підписувати договори, акти, накладні, рахунки тощо).

3. Чи обов’язково створювати КЕП для замісника і реєструвати його в ДПС
Для електронної податкової звітності та інших електронних документів з ДПС замісник має підписувати їх власним КЕП, а не ключем директора.
Право підпису електронних документів іншим особам надається шляхом подання до ДПС «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису» за формою з додатка 1 до Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 № 557 (зокрема п. 3 розд. ІІІ Порядку).
У Повідомленні замісника зазначають як особу з типом підпису «Директор», після чого він може підписувати податкову звітність і інші електронні документи (черговість підписів описана у фрагменті № 5).

4. Чи можна «обійти» реєстрацію КЕП у податковій і які є варіанти
Повністю обійти реєстрацію КЕП у ДПС для електронної звітності без використання КЕП директора неможливо: система приймає документи лише від осіб, чиї підписи зазначені в Повідомленні Порядку № 557.
Можливі варіанти мінімізації:

• якщо на 2 тижні можна змістити строки подання звітності та реєстрації ПН/РК, документи підписує сам директор до або після відпустки, а в період відпустки електронна звітність не подається;
• якщо відправити звітність і зареєструвати ПН до початку відпустки не вдається, юридично коректний шлях лише один: оформити наказ/довіреність + КЕП замісника + Повідомлення до ДПС;
• передавати КЕП директора іншій особі або продовжувати ним підписувати все у відпустці — високоризиково і з точки зору трудового законодавства (порушення режиму відпочинку), і з точки зору законів про електронні довірчі послуги.

5. Чи потрібні зміни до ЄДР і що з іншими сервісами (банк, Вчасно тощо)
На час короткої відпустки змінювати керівника в ЄДР не потрібно, оскільки повноваження директора не припиняються, а т.в.о. діє на підставі наказу/довіреності.
Для банку і зовнішніх ЕДО-сервісів (типу Вчасно) зазвичай:

• подають копію наказу про т.в.о. та/або довіреність;
• додають/оновлюють картку зі зразками підписів та КЕП уповноваженої особи згідно з внутрішніми правилами банку чи сервісу.

Рекомендація:
Оптимально завчасно видати наказ про т.в.о. директора з правом підпису, оформити довіреність для зовнішніх контрагентів, отримати для цієї особи власний КЕП і подати до ДПС Повідомлення за Порядком № 557; якщо ж обсяг електронної звітності дозволяє — спланувати її подання так, щоб у період відпустки директора не підписувати електронні документи взагалі.

Найменш ризиковою буде модель, коли у відпустці директор не підписує документи й не передає свій КЕП, а всі потрібні підписи забезпечує належно оформлений замісник.