Вирішення ситуації з ТОВ при відсутності директора на лікарняному

Ні, у ситуації тяжкої хвороби директора підприємство слід оперативно забезпечити іншу особу з правом підпису, а не розраховувати на підписання документів директором під час лікарняного, оскільки це створює як трудові, так і «соцстрахові» ризики та може ставити під сумнів легітимність документів.

Обґрунтування

1. Чому не варто орієнтуватися на підпис директора під час лікарняного У період тимчасової непрацездатності директор формально не повинен виконувати посадові обов’язки, а продовження роботи й підписання документів може розглядатися як порушення режиму непрацездатності. Згідно з ч. 2 ст. 16 Закону №1105-XIV, при порушенні режиму, встановленого лікарем, застрахована особа втрачає право на допомогу по тимчасовій непрацездатності з дня порушення на строк, визначений органом, що призначає допомогу, а у разі виявлення цього при перевірці підприємству можуть донарахувати й вимагати повернення виплаченої допомоги. Крім того, податкові органи й Держпраці часто ставлять під сумнів документи, підписані під час хвороби чи відпустки, і тоді правоту доводити доведеться в суді.

2. Оперативний варіант: тимчасовий виконувач обов’язків (в.о.) директора Найбезпечніший шлях для безперервної роботи ТОВ – призначити особу, яка тимчасово виконуватиме обов’язки директора. Це можна зробити так:

• загальні збори учасників приймають рішення про покладення обов’язків директора на іншу фізособу (одного із засновників або сторонню особу) на час хвороби директора;
• на підставі протоколу оформлюють наказ про покладення обов’язків, де визначають період та (за потреби) доплату;
• за потреби оформлюють довіреність на право підпису договорів, звітів, платіжних документів з дотриманням вимог статей 244–250 ЦКУ;
• для електронної звітності/платежів оформлюють КЕП на цю особу та подають до податкової повідомлення про нового підписувача (форма J1391104 або за Порядком №557). У такому разі діє позиція, викладена в матеріалах щодо тимчасового виконання обов’язків директора: зміни до ЄДР не є обов’язковими, якщо повноваження передаються тимчасово, але для зовнішніх контрагентів бажано оформити довіреність.

3. Стратегічний варіант: зміна моделі управління або керівника За наявності трьох учасників більшість у 50% не дозволяє одному із співзасновників одноосібно заблокувати рішення, якщо статут передбачає, наприклад, просту більшість голосів. У такій конфігурації учасники можуть:

• провести загальні збори й прийняти рішення про призначення нового директора (на строк до одужання або як постійного);
• зареєструвати зміну керівника в ЄДР, після чого новий директор отримує повноваження підпису та КЕП, включаючи право подавати звітність і здійснювати платежі. Порядок зміни директора й державної реєстрації змін детально описаний у матеріалі про зміну керівника, при цьому відомості до ЄДР вносяться за заявою за формою 2, а інформація автоматично надходить до податкових органів згідно з п. 66.4 Податкового кодексу України.

4. Варіант «засновник як управитель без трудових відносин» Для зменшення залежності від одного директора на майбутнє можна передбачити в статуті можливість безпосереднього управління підприємством власником (учасником) без укладення трудового договору. Відповідно до ст. 97 ЦКУ, управління товариством здійснюють його органи або безпосередньо його єдиний учасник, а ч. 2 ст. 97 дозволяє установчими документами передбачити інший порядок управління. Це дає змогу одному з учасників виконувати управлінські функції без статусу директора як найманого працівника, але потребує завчасних змін до статуту й реєстрації в ЄДР.

Рекомендація: у вашій ситуації доцільно якнайшвидше зібрати загальні збори учасників і призначити особу, яка виконуватиме обов’язки директора (з довіреністю та КЕП), не чекаючи можливості підписання документів самим директором на лікарняному. Це дасть змогу законно сплачувати податки й подавати звітність без ризику для лікарняних і без спорів з контролюючими органами.

Своєчасне призначення тимчасового виконувача обов’язків або нового директора дозволить ТОВ працювати безперервно й мінімізує як податкові, так і трудові ризики.