Оформлення ФОП з тимчасово непрацюючим персоналом після перевірки

Частково так, зупинка діяльності через припис контролюючого органу не дає права «просто не платити», тож ФОП повинен оформити для найманих працівників законний режим — зазвичай простій не з вини працівника, дистанційну роботу (якщо можлива), переведення чи відпустки, із відповідними наказами й актами.

Обґрунтування

1. Зупинка роботи кафе через припис контролюючого органу = об’єктивні обставини для простою Згідно з Законом № 3161-15 орган захисту прав споживачів може забороняти реалізацію продукції, тимчасово припиняти діяльність суб’єктів сфери торгівлі та ресторанного господарства до усунення недоліків. Це створює ситуацію, коли роботодавець не може організувати роботу, а працівники — її виконувати, що відповідає визначенню простою як зупинення роботи через відсутність організаційних або технічних умов, невідворотну силу чи інші обставини за ч. 1 ст. 34 КЗпП.

2. Основний варіант для персоналу кафе — простій не з вини працівників Простій оформлюють наказом із зазначенням дати початку, причин та підрозділів/посад, яких він стосується, а сам факт причин простою доцільно підтвердити актом (у довільній формі) за участю представників адміністрації та трудового колективу, як рекомендує ч. 1 ст. 34 КЗпП. Час простою не з вини працівника оплачується за гарантіями ст. 113 КЗпП (мінімум 2/3 окладу/тарифної ставки), тому просто «не нараховувати зарплату» не можна, зокрема й директору, оскільки на нього поширюються ті самі трудові гарантії за КЗпП.

3. Альтернативні режими роботи, якщо можливо надати іншу або дистанційну роботу Якщо окремі працівники можуть виконувати іншу роботу не в залі/кухні (наприклад, адміністрування, онлайн‑замовлення, підготовка документів), можна:

   • запровадити дистанційну роботу за ст. 60‑2 КЗпП із наказом про дистанційну роботу та додатковими угодами до трудових договорів;
   • тимчасово перевести працівників на іншу роботу/інше місце роботи за домовленістю, з наказом про переведення;
   • встановити неповний робочий час для окремих посад наказом із погодженням працівників.
     Усі ці варіанти не скасовують обов’язку оплачувати фактично відпрацьований час або встановлену частину окладу.

4. Відпустки без збереження зарплати — лише за заявою працівника Роботодавець може запропонувати працівникам оформити щорічну відпустку або відпустку без збереження зарплати, але така відпустка можлива тільки за заявою і згодою працівника, а не в односторонньому порядку. У цих випадках оформлюють:

   • заяви працівників на відповідний вид відпустки;
   • накази про надання відпусток із зазначенням періоду.
     Важливо зважати, що навіть при масовому оформленні відпусток можуть залишатися працівники, яким потрібно працювати (наприклад, відповідальний за документи, підписання актів, усунення недоліків за приписом).

5. Перелік документів, які доцільно підготувати ФОП у ситуації вимушеної зупинки кафе У типовій ситуації ФОП з найманим персоналом оформлює:

   • копію припису/акта Держспоживслужби про зупинення діяльності або заборону реалізації продукції;
   • акт про настання простою з описом причин (посилання на припис, неможливість роботи у залі/кухні);
   • наказ про оголошення простою із переліком працівників або підрозділів, датою початку, умовами оплати часу простою;
   • за потреби — накази про переведення, запровадження дистанційної роботи чи неповного робочого часу;
   • заяви працівників про відпустки (щорічні чи без збереження зарплати) та відповідні накази про надання відпусток;
   • внутрішній план‑графік усунення недоліків із визначенням відповідальних, щоб мати змогу документально підтвердити, що роботодавець дійсно вживає заходів для відновлення діяльності.

Фіксація простою та інших режимів роботи документально захищає ФОП від претензій щодо невиплати зарплати і порушення трудових прав працівників.