Чи можна використовувати факсиміле для підпису табелів

Ні, факсиміле директора на табелях обліку робочого часу ставити не можна. Підпис директора на табелях можна делегувати іншому працівнику наказом/довіреністю або закріпити це в посадовій інструкції.

Обґрунтування

1. Заборона факсиміле на табелі Табель є обліковим бухгалтерським і управлінським документом, а факсиміле на організаційно-розпорядчих, фінансових і бухгалтерських документах заборонене, що випливає з п. 12 гл. 8 розд. ІІ Правил № 1000/5. Отже, табелі обліку робочого часу директор має підписувати власноруч (або кваліфікованим електронним підписом, якщо документообіг електронний), а не факсиміле.

2. Хто зазвичай підписує табель, окрім директора Типова форма табеля П-5 передбачає підписи відповідальної особи за ведення табеля, керівника підрозділу та працівника кадрової служби, при цьому П-5 затверджена як Типова форма табеля обліку робочого часу. На практиці табель може підписувати табельник, бухгалтер або кадровик як відповідальні особи, а також керівник підрозділу, який підтверджує відпрацьований час.

3. Делегування підпису замість директора Законодавством не обмежено можливість делегувати право підпису документів іншій посадовій особі, якщо це оформлено належним чином. Наказом керівника або довіреністю можна надати право підпису табелів, наприклад, заступнику директора, головному бухгалтеру, начальнику відділу кадрів чи іншому працівнику, із фіксацією цього в наказі про делегування права підпису або в посадових інструкціях.

4. Регламентація підписання табеля локальними документами Оскільки наказ про затвердження типової форми П-5 має рекомендаційний характер і не встановлює порядку заповнення, підприємство може у Положенні про табельний облік або Положенні про облік робочого часу визначити конкретних підписантів табеля, порядок та строки його подання, узгодивши це з реальною структурою управління.

Рекомендація: Закріпіть у локальному Положенні та/або наказі, хто саме замість директора має право підписувати табелі, і не використовуйте факсиміле на цих документах.