Штрафи за несвоєчасне повідомлення про прийняття та звільнення працівника

Частково так, штрафи можливі, але накладають їх не на «підприємство загалом», а на конкретних посадових осіб, і розмір та ймовірність залежать від того, чи подасте прострочені повідомлення найближчим часом.

Обґрунтування

1. Військовий облік і ТЦК: ризики для керівника та відповідальної особи
Неподання або несвоєчасне подання додатка 4 до ТЦК про прийняття військовозобов’язаного є порушенням вимог Порядку військового обліку і кваліфікується як порушення законодавства про оборону, мобпідготовку та мобілізацію. За такі порушення на посадових осіб (керівника або відповідальну за військовий облік) накладається адмінштраф від 34 000 до 59 500 грн за ст. 210-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

• Суб’єкт відповідальності: директор та/або особа, відповідальна за військовий облік, а не саме підприємство.
• Строки: штраф можна накласти протягом 3 місяців з моменту виявлення порушення, але не більше 1 року з дня його вчинення за ст. 38 КУпАП.
• Несвоєчасне подання повідомлення до ТЦК і повна його відсутність караються за тією ж ст. 210-1 КУпАП, з однаковим діапазоном штрафу.

2. Чи варто зараз подавати прострочене повідомлення до ТЦК
Несвоєчасне подання повідомлення формально не зменшує розмір можливого штрафу порівняно з неподанням, однак:

• подання пізніше перериває триваюче порушення і запускає відлік 3-місячного строку притягнення до відповідальності з моменту, коли ТЦК отримає повідомлення й матиме об’єктивну можливість виявити порушення (у повідомленні буде дата наказу);
• після спливу 3 місяців з моменту отримання повідомлення, але не пізніше року з моменту порушення, накласти штраф уже не можна відповідно до ст. 38 КУпАП.

Тому з практичної точки зору доцільно подати додаток 4 із запізненням, а не ігнорувати його взагалі.

3. Повідомлення до ДПС про прийняття працівника: штраф і кого він стосується
Повідомлення до ДПС про прийняття працівника подається до початку роботи за постановою КМУ від 17.06.2015 №413 (обов’язок роботодавця). Несвоєчасне подання чи неподання такого повідомлення є порушенням трудового законодавства.

• Держпраці кваліфікує це як порушення, за яке передбачений фінансовий штраф у розмірі 1 мінімальної зарплати за кожний випадок відповідно до абз. десятого ч. 2 ст. 265 КЗпП.
• У 2026 році це 8 647 грн за одного працівника.
• Штраф є фінансовою санкцією до роботодавця (юридичної особи / ФОП), а не особисто до бухгалтера.

У профільних матеріалах також звертають увагу, що несвоєчасне подання можна вважати «іншими порушеннями трудового законодавства», але при своєчасному усуненні порушення за приписом Держпраці фінансові санкції можуть не застосовуватися (застосовується підхід ч. 6 ст. 265 КЗпП).

4. Повідомлення / дані до Пенсійного фонду
Окреме «повідомлення про прийняття» до ПФУ роботодавець не подає.

• Інформація про прийняття і звільнення працівника потрапляє до ПФУ через об’єднану звітність з ЄСВ і ПДФО.
• Жодного окремого штрафу за неподання окремого повідомлення до ПФУ про прийняття працівника профільні норми не передбачають, важливим є правильне відображення у відповідному звітному періоді.

5. Хто персонально ризикує і що робити зараз

• За військовий облік (ТЦК): ризикують директор (як організатор військового обліку) та/або відповідальна за військовий облік особа, штраф від 34 000 до 59 500 грн за ст. 210-1 КУпАП.
• За несвоєчасне / неподане повідомлення до ДПС: штраф 8 647 грн за кожного працівника за абз. десятого ч. 2 ст. 265 КЗпП, накладається на роботодавця як фінансова санкція.

Найбільш безпечний варіант дій зараз:

1. якомога швидше подати в ДПС повідомлення про прийняття працівника,
2. подати до ТЦК повідомлення за додатком 4 із правильними датами,
3. відобразити прийняття в об’єднаній звітності,
4. у разі спроби притягнення до відповідальності контролювати дотримання строків притягнення за ст. 38 КУпАП і, за потреби, готуватися до оскарження.

У підсумку можливі: фінансовий штраф для роботодавця 8 647 грн за повідомлення до ДПС і адміністративний штраф 34 000–59 500 грн для керівника та/або відповідальної особи за військовий облік, але їх реальне застосування залежатиме від того, коли і як швидко контролюючі органи виявлять та зафіксують порушення.