Проблеми з трудовою книжкою: як відновити стаж працівника

Ні, сам факт різного кольору чорнила і пізнішого допису наказу не є підставою не зараховувати стаж, але тепер працівнику потрібно підтвердити спірні періоди іншими документами або через виправлення записів тим роботодавцем, який їх робив.

Обґрунтування

1. Різний колір чорнил не робить запис недійсним У трудовій книжці дозволено записи чорним, синім або фіолетовим чорнилом, головне — щоб вони були акуратні та відповідали вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58, яка передбачає використання саме цих кольорів чорнила для записів. Якщо записи виконані дозволеними чорнилами, сам по собі різний колір не є помилкою і не повинен бути підставою для неврахування стажу, оскільки ключове значення має підтвердження факту роботи, а не формальні недоліки оформлення.

2. Виправлення/допис наказів має робити роботодавець, що робив запис Виправлення неточних записів про прийняття, переведення, звільнення тощо може виконати тільки той роботодавець, який зробив помилковий або неточний запис, а у разі його ліквідації — правонаступник, а при відсутності правонаступника — відповідний держархів, причому виправлення здійснюються новим записом із фразою «Запис за № __ недійсний…» та посиланням на правильний наказ згідно з п. 2.6, 2.8 і 2.10 Інструкції № 58. Центр зайнятості не є роботодавцем за цими періодами, тому його самовільні дописи в графі «наказ» можуть викликати сумніви ПФУ, і доцільно, щоб правильні відомості були оформлені самим роботодавцем або правонаступником за правилами Інструкції.

3. Як підтвердити стаж, якщо ПФУ не визнає спірні записи Якщо ПФУ не зараховує періоди роботи через формальні претензії до записів, стаж можна підтвердити іншими документами:

• документами підприємства (накази, особові картки, табелі, відомості на зарплату, довідки про роботу);
• документами архівних установ, якщо підприємство ліквідоване чи на окупованій території;
• документами про підприємницьку діяльність або сплату внесків, якщо стаж стосується ФОП, за правилами Порядку № 637.
  У крайньому разі періоди роботи можна встановити в судовому порядку на підставі наявних документів і, за потреби, свідків.

4. Додаткові гарантії після 2 серпня 2026 року З 02.08.2026, після набрання чинності Законом № 4851-IX, ПФУ не матиме права вимагати у особи документи, якщо необхідні відомості про стаж уже є в державних електронних реєстрах, і буде зобов’язаний допомагати у витребуванні документів та роз’яснювати порядок підтвердження стажу, у тому числі через суд, але до цієї дати спірні періоди все одно доведеться підтверджувати документально.

Рекомендація: працівнику бажано: 1) визначити конкретні періоди, які не зараховані; 2) звернутися до роботодавців (або правонаступників/архівів) за довідками і, за можливості, правильними виправленнями в трудовій; 3) подати ці документи до ПФУ, а якщо їх неможливо отримати — розглянути варіант судового встановлення стажу.

У цій ситуації ключовим є збору альтернативних підтверджувальних документів по кожному «проблемному» періоду, а не переробка записів центром зайнятості.