Відкритий ФОП: чи потрібно закривати при прийомі на роботу

Розглянемо Ваші питання:

1. Ні, ФОП закривати не обов’язково.

Згідно роз’яснення ДПС https://if.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/850101.html самозайнята особа – це платник податку, який є фізичною особою – підприємцем або провадить незалежну професійну діяльність за умови, що така особа не є працівником в межах такої підприємницької чи незалежної професійної діяльності.

Разом з тим, працівник – це фізична особа, яка безпосередньо власною працею виконує трудову функцію згідно з укладеним з роботодавцем трудовим договором (контрактом) відповідно до закону (п.п. 14.1.195 п. 14.1 ст. 14 ПКУ).

Отже, трудовий договір укладається роботодавцем з фізичною особою, а не з фізичною особою – підприємцем.

Таким чином, податківці підтверджують, що на роботу можна приймати особу, яка зареєстрована підприємцем.

Отже, законодавством не заборонено мати ФОП та працювати найманим працівником.

2. В загальному випадку податкових наслідків немає, якщо такий ФОП не надає і послуги підприємству.

Адже, ситуація, коли працівник підприємства одночасно надає послуги цьому ж підприємству як ФОП, містить певні ризики, особливо якщо види діяльності за трудовим договором та за цивільно-правовим договором (ЦПД) збігаються або є схожими.
Згідно з визначенням самозайнятої особи, наведеним у пп. 14.1.226 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n256 існує чітке розмежування між найманою працею та підприємницькою діяльністю.
Коли працівник виконує схожі функції і як найманий працівник, і як ФОП для одного й того ж підприємства, податкові органи можуть розцінити це як спробу оптимізації податкового навантаження. У такому випадку ДПС має підстави перекваліфікувати виплати ФОПу на «зарплатні» доходи, що призведе до донарахування ПДФО, військового збору (ВЗ) та ЄСВ. Крім податкових донарахувань, підприємству загрожують штрафи та пеня за несвоєчасну сплату податків.
Додатковий ризик створює можливість перевірки з боку Держпраці. Інспектори можуть розцінити такі відносини, як приховані трудові, що тягне за собою штраф згідно з абзацом другим статті 265 КЗпП. Розмір штрафу за фактичний допуск працівника до роботи без належного оформлення трудового договору становить десятикратний розмір мінімальної заробітної плати за кожного такого працівника, що у 2026 році складає 86 470 грн.
Однак, якщо ФОП надає послуги у вільний від основної роботи час, і ці послуги відрізняються від його трудових обов'язків, а також належним чином оформлені всі підтверджуючі документи (договір або рахунок, акт наданих послуг, товарно-транспортна накладна), то такі відносини можна розглядати як звичайний цивільно-правовий договір між двома суб'єктами господарської діяльності відповідно до статті 909 ЦКУ.
При укладанні ЦПД з ФОП важливо уникати включення умов, характерних для трудових відносин. Зокрема, не слід передбачати облік робочого часу виконавця за допомогою табеля або підпорядкування виконавця правилам внутрішнього трудового розпорядку підприємства та іншим внутрішнім положенням.
Особливу увагу слід звернути на те, що в договорі ЦПХ не можна вказувати про залучення обладнання підприємства для виконання робіт чи надання послуг. Використання інструментів, матеріалів та механізмів замовника є однією з характерних ознак трудових відносин, що може стати підставою для перекваліфікації договору контролюючими органами. ФОП, як незалежний суб'єкт господарювання, повинен використовувати власні засоби виробництва, інструменти та обладнання для виконання замовлення.
Також підозрілим для контролюючих органів може виглядати факт, що ФОП надає послуги виключно вашому підприємству. Це може бути розцінено як ознака прихованих трудових відносин.
Щодо податкового обліку, виплати на користь ФОП необхідно відображати в додатку 4ДФ з кодом 157. При цьому такі виплати не підлягають оподаткуванню як дохід фізичної особи (не ФОП) ПДФО, ВЗ та ЄСВ.
У випадку, коли працівник планує звільнитися і продовжити співпрацю виключно як ФОП, ризики значно знижуються, оскільки зникає подвійний статус особи. Однак слід пам'ятати, що якщо після звільнення характер відносин фактично залишиться трудовим (фіксований графік роботи, підпорядкування внутрішнім правилам компанії, виконання тих самих функцій), то ризик перекваліфікації таких відносин податковими органами або Держпраці залишається високим.

Раді допомогти, звертайтесь ще!