Сканування трудових книжок: чи потрібно розписувати кожну запис

Так, можна лише відсканувати. Розписувати кожен запис необов'язково. Рекомендуємо подавати сканкопії менше шансів зробити помилку та це швидший варіант.

Сканування та оцифрування це 2 різних процеси.

Відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал електронних послуг ПФУ за періоди до набрання чинності Законом №1217 одним із таких способів:

• у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;


• в оцифрованому вигляді – шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис (п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою ПФУ від 12.03.2021 №11-1, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0802-21#Text).

Сканування – це коли ми просто робимо сканкопії (файли) і відправляємо на вебпортал ПФУ. Фахівець ПФУ на підставі поданої сканкопії внесе записи до електронної трудової книжки. Цей спосіб простіше, але довше обробляється фахівцями ПФУ.

Оцифрування означає, що ми самі внесемо всі записи до електронної трудової книжки за допомогою спеціального функціоналу. Але ми так само долучимо сканкопії трудової книжки. Фахівцю ПФУ залишається лише звірити внесені нами записи з тими, що є в сканкопії. Цей процес займає більше часу кадровика, але швидше обробляється у ПФУ.

В розділі Комунікації з ПФУ → Відомості про трудові відносини слід заповнити особові дані працівника у відповідному вікні.

Як відбувається оцифрування у статті з картинками тут https://kadroland.com/news/7234-yak-zrobiti-skankopiyu-trudovoyi-knizki-shhob-yiyi-priinyav-pfu

Сканкопії повинні відповідати таким вимогам:

• виготовлені в кольоровому форматі з оригіналів документів;
  мати чіткі зображення повних сторінок та складу тексту, його реквізитів – назва, серія та номер, дата видачі, печатки, підписи, прізвище, ім’я та по батькові власника;
  збережені у форматах JPG або PDF;
  розмір кожного файлу не має перевищувати 1 МБ;
  рекомендована якість сканування — 300 dpi (щоб забезпечити високу деталізацію).
  

Відеоінструкція для самостійного оцифрування https://www.youtube.com/watch?v=pfVwNdyDYnI
Як подати скан-копії трудових книжок працівників для оцифрування (покроковий алгоритм для роботодавців): https://www.youtube.com/watch?v=r9yZta81AM0

Раді допомогти, звертайтесь ще!