Переведення кадрових документів на підписання електронним цифровим підписом

Ви можете перевести кадровий та бухгалтерський документообіг в електронну форму.
Для легалізації електронних документів на підприємстві керівник має видати Наказ про впровадження електронного документообігу. У цьому наказі слід визначити:

- перелік документів, що створюються виключно або додатково в електронній формі (накази, табелі, відомості, довідки);
- тип підпису, який буде використовуватися (КЕП);
- відповідальних осіб, які мають право підписувати конкретні види документів;
- порядок зберігання та архівації (сервери підприємства, хмарні сховища, системи ЕДО).
Згідно зі ст.6 Закону «Про електронні документи та електронний документообіг», накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Електронні документи повинні зберігатися на електронних носіях у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність.

Місце зберігання: Це може бути локальний сервер підприємства, спеціалізована система ЕДО або захищене хмарне сховище. Важливо мати резервні копії.
Строки зберігання: Електронні оригінали мають зберігатися не менше, ніж встановлено для аналогічних паперових документів.

Накази з кадрових питань (прийняття, звільнення), відомості про зарплату: 75 років.
Накази з адміністративно-господарських питань, табелі обліку робочого часу: 5 років.
Первинні документи (довідки про резерв відпусток): не менше 1095 днів (3 роки), а за певних умов — довше.

Для документів постійного та тривалого (понад 10 років) строку зберігання, створених в електронній формі, обов’язково виготовляють і засвідчують паперові копії.

При цьому враховуйте, що дата підпису КЕП документу важлива, адже в електронному документі фіксується мітка часу — точний момент накладення КЕП.

Якщо в «шапці» документа вказано травень 2026 року, а підпис накладено у 2027 році, фактично документ набув чинності лише у 2027 році.

Раді допомогти, звертайтесь ще!