Правила архівування кадрових документів у спрощеному обміні

Доброго дня. На підприємстві запроваджено спрощений
обмін кадровими документами. Питання - яким чином зберігати і підшивати до архіву документи,як це має виглядати? Скріни екранів з заявами,щоб було видно хто і як надіслав і ознайомився?
як бачу це я: Надіслав співробітник мені заяву на відпустку щорічну,я зареєструвала її в Журналі,у відповідь надіслала Наказ, співробітник відправив "З наказом ознайомлений". Як далі - я під роздрукований наказ з підписом директора (КЕП або мокрою печаткою) докладаю нашу переписку, і передаю в архів в кінці року?
Хвилює питання правомірності архівування таких документів.

НК

Наталя, консультант

експерт

20.05.2026 | 00:50

Відповідь надано

Під час дії воєнного стану ви маєте право використовувати альтернативні способи комунікації (месенджери, e-mail)- ст.7 Закону №2136 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#n27.

Для архівування таких документів необхідно роздрукувати електронне повідомлення (або фото заяви) та підтвердження про ознайомлення з наказом, завірити ці роздруківки підписом відповідальної особи та підшити до відповідної справи згідно з номенклатурою.

При цьому врахуйте, що заяви про надання відпусток зберігаються окремо від наказів. Згідно з Переліком типових документів №578/5, ст. 515, строк зберігання заяв про відпустки становить 1 рік. А накази про надання відпусток (якщо це щорічні оплачувані відпустки) -мають тимчасовий строк зберігання (5 років). Тому, на наш погляд, не обов'язково роздруковувати переписку й заяву, якщо пройшов рік. Зберігайте в електронному вигляді.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

ЮЛ

Юлія

20.05.2026 | 20:59

Бухоблік та фінзвітність

Відповідь надано