Оформлення та видача трудових книжок для віддалених працівників

Оцифрування трудових книжок не дає автоматичної підстави для їх видачі чи пересилання, тому лише за згодою працівників можна переслати трудові книжки поштовим відправленням, фіксуючи всі дії в журналі.

Сам факт сканування не зобов’язує віддати книжку назавжди, але працівник може просити видати її на руки для власних дій з оцифрування. У такому разі доцільно отримати заяву від працівника з проханням видати трудову книжку із зазначенням мети й зафіксувати таку видачу в журналі (книзі) обліку руху трудових книжок, де працівник розписується про її отримання.

Пересилання поштою можливе лише за письмовою згодою працівника з указанням адреси. Відповідно до п. 4.2 Інструкції https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#o15 пересилання трудової книжки поштою допускається тільки за письмовою згодою працівника. В цьому випадку заява може надійти альтернативним способом (ч.2 ст.7 Закону №2136 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#n27), роботодавець фіксує в журналі обліку руху трудових книжок факт видачі із зазначенням способу «надіслано поштою» та реквізитів відправлення. Трудову книжку відправляють рекомендованим/цінним листом з описом вкладення та зберігають у кадрових документах підтвердження відправлення.

Для віддалених і мобілізованих працівників діє один базовий принцип: будь-яка видача або пересилання трудової книжки здійснюється тільки за їх письмовою згодою, фіксується у журналі руху трудових книжок, а з оцифруванням мобілізованих у разі технічних відмов працюєте або через звернення до ПФУ, або передаючи їм можливість оцифрувати книжку самостійно після отримання доступу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!