Оцифровка трудових книжок: порядок дій, нюанси та терміни

Оцифрувати трудові книжки слід до 10 червня 2026 року.

Починаючи з 10.06.2021 відповідно до норм Закону України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», роботодавцям надано п'ять років для переведення трудових книжок у електронний формат. Тобто повністю перейти на електронні трудові маємо до червня 2026 року.

Сканкопії трудової книжки завантажуються через вебпортал електронних послуг ПФУ. В меню «Комунікації з ПФУ», пункт «Відомості про трудові відносини» слід додати документи, що підтведжують страховий стаж.

Оцифрувати трудові книжки може роботодавець і працівник самостійно. Ззгідно із нормами законодавства передати скан-копії паперової трудової книжки до ПФУ або оцифрувати паперову трудову може або працівник, або роботодавець (п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20#n224 , п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0802-21#n12).

Разом з трудовою слід подати документи, які можуть впливати на страховий стаж:

документи про здобуття освіти;
свідоцтво про народження дитини (для жінок);
військовий квиток;
інші документи, які підтверджують періоди роботи.

Відеоінструкція для роботодавця https://www.youtube.com/watch?v=r9yZta81AM0

Відеоінструкція для працівника https://www.youtube.com/watch?v=qnDlpICfzPc

Раді допомогти, звертайтесь ще!