Архівування документів ФОП: поради щодо використання програм "Вчасно" та "Сота"

Давайте розглянемо Ваше питання:

Питання архівації електронних документів є критично важливим для ФОП на загальній системі, особливо платника ПДВ, оскільки податкові органи під час перевірок вимагають надання саме оригіналів електронних документів (файлів з розширенням .p7s), а не їхніх роздрукованих копій.

1. Чи обов'язково архівувати документи на комп’ютер?

Так, це вкрай рекомендовано. Хоча сервіси «Вчасно» та «СОТА» забезпечують зберігання документів на своїх серверах, відповідальність за збереження первинної документації несете саме ви.

• Нормативна база: Згідно зі ст. 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n73 , суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність.
• Ризики: У разі технічних збоїв на сервісах, припинення підтримки програми або закінчення терміну дії вашого тарифного плану, ви можете втратити доступ до документів. Податкова не прийме пояснення «сервіс не працює» як поважну причину відсутності документів.

2. Строки зберігання документів

Для ФОП на загальній системі та платника ПДВ діють жорсткі терміни зберігання первинки.

• Нормативна база: Відповідно до п. 44.3 ст. 44 (ПКУ) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110 , платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків, не менш як 1095 днів (3 роки) з дня подання звітності. Для документів, пов'язаних з ПДВ, цей строк часто фактично довший через перевірки.

3. Що саме потрібно архівувати (Оригінал документа)

Важливо розуміти, що «картинка» документа (PDF) не є оригіналом.

• Оригіналом є електронний файл, до якого прикріплено електронні підписи всіх сторін (зазвичай це архів або файл у форматі .p7s).
• Як робити у «Вчасно»/«СОТА»: Використовуйте функцію «Скачати архів з підписами» або «Вивантажити документ з КЕП». Саме ці файли потрібно складати у папку на комп’ютері (або на хмарне сховище типу Google Drive).

4. Вимоги при податкових перевірках

Згідно з п. 85.2 ст. 85 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1913 , платник податків зобов'язаний надати посадовим особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки.

• Якщо документи створені в електронній формі, ви маєте надати їх копії в електронному вигляді або на папері (за вибором податківця). Проте для підтвердження автентичності підпису податкова може вимагати саме файл-оригінал.

Узагальнюємо:
Не покладайтеся виключно на хмарні сервіси. Раз на місяць чи квартал робіть вивантаження всіх підписаних документів із «Вчасно» та «СОТА» у локальний архів. Організуйте структуру папок за роками та контрагентами.

Раді допомогти, звертайтесь ще!