Виплата лікарняного працівнику ФОП без електронного лікарняного можлива

Давайте розглянемо Ваше питання:

Ні не можна, потрібен лікарняний.

Ситуація з відображенням електронних лікарняних у перехідні періоди (після прийняття працівника на роботу до моменту подання першого квартального звіту) є типовою через затримку оновлення даних у Реєстрі застрахованих осіб.

1. Чи можна виплатити «лікарняні» без електронного листка непрацездатності?

Ні, виплачувати допомогу без сформованого та зміненого статусу лікарняного не рекомендується.

• Нормативна база: Згідно з п. 1 ст. 23 Закону № 1105-XIV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2464-17#n541 , підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності є сформований у встановленому порядку листок непрацездатності.
• Виплата за перші 5 днів здійснюється відповідно до Порядку № 440, який також базується на наявності офіційно оформленого лікарняного. Без наявності номера медичного висновку та сформованого запису в системі Е-health/ПФУ у вас немає документальної підстави для нарахування цієї специфічної виплати.

2. Чи можна виплатити ці кошти як «аванс»?

Ви можете виплатити працівнику суму у складі авансу 22-го числа, але вона повинна мати статус заробітної плати за відпрацьований час або премії, а не лікарняних.

• Ризик: Якщо ви виплатите кошти саме як «лікарняні» (перші 5 днів) без наявності документа, а згодом з’ясується, що лікарняний не був виданий або має інші дати, ви не зможете легально відобразити це у звітності (Додаток 1 та Додаток 4 ДФ).
• Податковий аспект: На суми лікарняних нараховується ЄСВ за ставкою 22%, але вони мають інший код доходу у звітності.

3. Що робити з квартальним звітом?

Щоб лікарняний «підтягнувся» в базі ПФУ, не обов’язково чекати кінця кварталу.

• В ЗІР, категорія 103.25 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=44285 , податківці пропонують ФОП без штрафів подати до 11.05.2026 року об'єднану звітність за кожний місяць окремо за місячною формою. Податківці наголошують, що згідно з абз. 2 п. 46.6 ПКУ, до моменту затвердження нових форм звітності застосовуються чинні форми. Це означає, що платники мають право користуватись формою для місячного звітного періоду.
• Подайте звіти за січень, лютий та березень за місячною формою і все повинно виправитись із підтягненням в базу працівника та лікарняним.
• Якщо після цього ситуація не зміниться, вам потрібно звертатись на гарячу лінію ПФУ (0-800-503-753) та з'ясовувати у чому проблема.

4. Терміни прийняття рішення про виплату

Після того, як лікарняний з’явиться в системі та набуде статусу «Готовий до оплати» (зазвичай на 8-й день після закриття):

• У вас є 10 робочих днів на прийняття рішення про призначення виплати (оформлення протоколу/рішення).
• Виплата за перші 5 днів має відбутися у найближчий термін, установлений для виплати заробітної плати (п. 1 ст. 24 Закону № 1105).

Підсумовуємо:
Офіційно нараховувати лікарняні (навіть за перші 5 днів) до появи електронного листка не можна. Найкращий вихід - подати звіти прямо зараз. Дані оновляться швидко, і ви зможете провести виплату разом із залишком зарплати (після авансу).

Раді допомогти, звертайтесь ще!