Коли не потрібно відображати спецодяг у формі 1ДФ

Так, у вашій ситуації передачу спецодягу інженеру не потрібно відображати у додатку 4ДФ, оскільки це не є доходом.

Передача спецодягу інженеру як матеріально відповідальній особі для подальшої видачі іншим працівникам розглядається як внутрішнє переміщення матеріальних цінностей, а не як надання доходу. У такому випадку інженер не отримує цей одяг для власного використання у трудовій діяльності, тому об’єкт оподаткування у нього не виникає.

Відповідно до Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, пп. 165.1.9, не включається до оподатковуваного доходу вартість спеціального одягу, взуття та інших засобів індивідуального захисту, які надаються працівнику у тимчасове користування для виконання трудових обов’язків. Саме така передача підлягає відображенню у додатку 4ДФ з ознакою доходу «136» — але тільки щодо конкретного працівника, який фактично користується цим одягом.

Передачу спецодягу можна не відображати у 4ДФ у таких випадках:

якщо це внутрішнє переміщення між матеріально відповідальними особами без фактичної передачі у користування конкретному працівнику;

якщо спецодяг є черговим (колективного використання) і не закріплюється персонально за працівником;

якщо неможливо персоніфікувати отримувача (наприклад, використання «за необхідністю» різними працівниками).

У вашій ситуації інженер виконує функцію розподілу, тому відображення в 4ДФ щодо нього не здійснюється. Якщо ж спецодяг закріплюється за конкретними працівниками для використання, тоді саме такі працівники мають відображатися у додатку 4ДФ з ознакою доходу «136».

Раді допомогти, звертайтесь ще!