Документи для підтвердження витрат та заповнення додатка БД до декларації

Давайте розглянемо Ваше питання:

Відповідно до Вашого запиту, розберемо обидві ситуації з погляду документального оформлення та податкової звітності.

1. Документальне підтвердження членських внесків

Для того, щоб витрати на сплату членського внеску вважалися підтвердженими у розумінні ст. 44 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110 та ст. 9 Закону про бухоблік https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 , одного рахунку та наказу недостатньо. Вам необхідні документи, що доводять зв’язок із господарською діяльністю та підтверджують статус отримувача.

Необхідний пакет документів:

• Статут вашого ТОВ: Перевірте, чи передбачено право компанії брати участь в асоціаціях/організаціях.
• Статут та витяг з Реєстру неприбуткових установ організації-отримувача п. 133.4 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n10610 : Це підтверджує їхній статус для цілей п.п. 140.5.9 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n10713 .
• Положення про членство або Угода: Документ, де прописано розмір внесків, порядок їх сплати та права, які отримує ТОВ (наприклад, доступ до інформаційних баз, право участі в заходах тощо).
• Бухгалтерська довідка або Акт: Оскільки сплата внеску - це не придбання товару, первинним документом, що фіксує господарську операцію (визнання витрат), зазвичай виступає бухгалтерська довідка з усіма обов’язковими реквізитами згідно зі ст. 9 Закону про бухоблік.

2. Щодо заповнення додатка до Декларації

У 2026 році Додаток БД є обов'язковим для платників, які здійснюють операції з неприбутковими організаціями, незалежно від того, чи виникає за результатами року «збільшувальна» різниця.

• Обов'язок заповнення: Згідно з порядком заповнення декларації (який корелює з п.п. 140.5.9 ПКУ) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n10713 , у Додатку БД відображається загальна сума наданої допомоги та проведених перерахувань неприбутковим організаціям. Це необхідно контролерам для моніторингу дотримання ліміту 4% (або 8% для окремих секторів).
• Відображення різниць: Навіть якщо сума «незначна» і вписується в ліміт (тобто податкова різниця для рядка 3.1.9 Додатка РІ дорівнює «0»), сама сума перерахування має бути розшифрована в Додатку БД. Це Ваше підтвердження того, що Ви самостійно перевірили ліміт і не приховали факт взаємодії з неприбутковим сектором.
• Ризики незаповнення: Відсутність Додатка БД при наявності витрат у бухобліку (рахунки 949, 977) може бути розцінена як подання звітності з недостовірними даними, що дає підставу для камеральної перевірки.

Раді допомогти, звертайтесь ще!