Використання легкового автомобіля підприємства для відпустки директора: правила оформлення

Так, можна, але це вважається використанням авто в особистих цілях і потребує оподаткування та належного оформлення.

Використання службового автомобіля у відпустці не є господарською діяльністю підприємства, і виникає дохід працвника у вигляді додаткового блага. Відповідно до Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text (пп. «е» пп. 164.2.17), вартість безоплатно отриманих товарів або послуг включається до оподатковуваного доходу фізичної особи.

Безоплатно передати авто директору за договором позички не можна, оскільки відповідно до Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863 (ч. 2 ст. 829) така передача між юрособою та її посадовою особою заборонена. Тому або оформлюється оренда, або визнається додаткове благо.

Якщо авто використовується безоплатно, підприємство повинно нарахувати:

— ПДФО 18% із застосуванням коефіцієнта (п. 164.5 ПКУ);
— військовий збір 5%;
— ЄСВ (оскільки це дохід працівника);
— ПДВ за п. 198.5 ПКУ, оскільки авто/паливо використовується не в господарській діяльності.

Сума доходу визначається за звичайними цінами - як ринкова вартість прокату чи оренди аналогічного авто на рикну в звийчайних умовах на визачений час.

Щодо пального, якщо воно використовується під час відпустки за рахунок підприємства, його вартість також входить до додаткового блага. Якщо директор компенсує пальне підприємству — ця частина доходу не виникає.

Для правильного оформлення необхідно:

— наказ керівника про використання авто в особистих цілях;
— акт передачі авто із фіксацією пробігу та залишку пального;
— акт повернення після відпустки;
— документ для обліку пробігу (маршрутний або подорожній лист);
— бухгалтерська довідка для розрахунку додаткового блага.

Пробіг за період відпустки потрібно відокремити від службового, щоб не включати його до витрат підприємства. Витрати на такий пробіг (амортизація, пальне) не визнаються господарськими.

Отже, використання можливе, але або через оренду, або з оподаткуванням як додаткового блага, із обов’язковим розмежуванням пробігу та витрат.

Можливо передати директору авто в платну оренду на цей термін - в такому разі він сам буде запраляти його у відпустці, підприємство нараховує ПДВ на орендну плату , директор спалчує орендну плату. Тоді у директора доходу не виникає, а у підприємтсва це звичайна операція реалізації, оформлюється як надання послуг, з реєстрацією податкової накладної. Це найбільш комформтний та безпечний спосіб. Слід пам'ятати, що за ст. 799 ЦКУ договір оренди авто з фізособою має оформлюватися нотаріально.

Раді допомогти, звертайтесь ще!