Як правильно сканувати трудові книжки для ПФУ нових співробітників

До 10.06.26 потрібно відсканувати трудові книжки співробітників для ПФУ , поясніть будь ласка як зрозуміти чи потрібно новому співробітнику сканувати трудову книжку, якщо він не знає чи її сканували раніше, які данні повинні потрапити з такої трудової книги, а які вже можна не сканувати , якщо раніше якась частина була відсканована на попередньому місці роботи. Як правильно це робити, з тими трудовими які раніше взагалі не сканувалися і не передавалися до ПФУ.

АК

Ангеліна, консультант

експерт

31.03.2026 | 15:58

Очікує відповідь

Розглянемо Ваші питання:

1.Для перевірки чи оцифрована трудова книжка, слід фізичній особі отримати Витяг з ЕТК. Отримати Витяг з ЕТК через вебпортал ПФУ можна за таким алгоритмом:

Увійти на вебпортал Пенсійного фонду України.

Авторизуватись за допомогою КЕП, за ID.GOV.UA (банківська карта) або Дія.Підпис.

Обрати розділ «Комунікації з ПФУ» та пункт «Запит на отримання електронних документів».

Обрати тип звернення «Витяг з ЕТК».

Поля запиту будуть заповнені автоматично, додатково необхідно зазначити номер телефону та поставити позначку біля пункту «Я даю згоду на передачу та обробку моїх персональних даних» → натиснути «Відправити до ПФУ».

Результат опрацювання запиту відобразиться у розділі «Мої звернення».

Відкрити pdf-файл та ознайомитись з даними Витягу з електронної трудової книжки.

2. Згідно п.6 Порядку 11-1 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0802-21#Text Відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово. Тобто, якщо трудова вже відсканована, повторно сканувати не потрібно.

3. В загальному випадку існує два способи оцифрування трудової книжки
Спосіб 1: сканування. Найпростіший варіант: Взяти паперову трудову книжку. Перевірити записи в трудовій. Відсканувати всі сторінки (включаючи вкладиші, якщо є). Завантажити до електронного кабінету Пенсійного фонду. Підписати КЕП (електронним підписом).
Спосіб 2: ручне внесення кожного запису. Цей спосіб складніший, тому що потрібно вручну внести всі записи з трудової книжки. До кожного запису потрібно додати документ, який його підтверджує (наказ, свідоцтво про шлюб тощо). Якщо працівник працював в іншому місці, роботодавець не має його наказів, а отже, не може оцифрувати його стаж. Найкращий варіант – передача сканкопії.Скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки подаються у хронологічному порядку та мають відповідати таким вимогам:

повинні бути кольоровими та чіткими;

відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi);формат зображення має бути .jpg або .pdf;

розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Адгоритм саме оцифрування трудової внижки однаковий як для працівника так і для роботодавця.
Детальніше про оцифрування трудових на нашому курсі
https://kadroland.com/events/277/753
https://7eminar.ua/events/3880/8787

Раді допомогти, звертайтесь ще!