Документальне оформлення модернізації нематеріальних активів: поради та нюанси

Для оформлення модернізації НМА ключовим є підтвердження того, що проведені роботи збільшують майбутні економічні вигоди (нові функції, подовження строку використання).

Витрати на штатних працівників та гіг-контрактерів капіталізуються на субрахунку 154, а після завершення робіт — збільшують первісну вартість НМА на підставі акта модернізації.

Відповідно до п. 18 НП(С)БО 8 «Нематеріальні активи» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0750-99 облік витрат залежить від результату робіт:

• капіталізація (збільшення вартості НМА): витрати, пов'язані з удосконаленням НМА, підвищенням його можливостей та строку використання, що сприятимуть збільшенню первісно очікуваних економічних вигод.
• витрати періоду (рахунки 23, 91- 94): витрати для підтримання об'єкта в придатному для використання стані (виправлення помилок, технічна підтримка) та одержання первісно визначеного розміру вигод.

Щодо документального оформлення робіт у випадку модернізації НМА на нашу думку буде доречний наступне:

• Наказ про проведення модернізації: у ньому слід зазначити мету (наприклад, «додавання модуля автоматизації звітності для збільшення швидкості обробки даних») та призначити відповідальних осіб.
• Технічне завдання (ТЗ): детальний опис нових функцій або технічних характеристик, які з'являться після модернізації. Це важливо для розмежування з поточним ремонтом/підтримкою.
• Наказ про встановлення нового строку корисного використання: якщо модернізація подовжує термін служби активу, це має бути зафіксовано після завершення робіт п. 31 НП(С)БО 8.

Щодо підтвердження витрат за категоріями виконавців:

1. Для штатних працівників:

• наказ про залучення до проєкту: визначення переліку працівників, які виконують модернізацію.
• Табелі обліку робочого часу або звіти про виконану роботу: документи мають фіксувати час, витрачений саме на модернізацію конкретного НМА.
• Розрахункові відомості: для підтвердження суми нарахованої зарплати та ЄСВ, які включаються до капітальних інвестицій (Дт 154 Кт 661, 651).

2. Для гіг-контрактерів: ключове те, що гіг-контракт: має передбачати можливість виконання робіт з розробки/модернізації ПЗ, а також містити детальне ТЗ до конкретного етапу робіт. Виконану роботу слід оформити актом приймання-передачі виконаних робіт (наданих послуг): повинен містити деталізований перелік функцій, які були розроблені або вдосконалені.

Після завершення робіт витрати, накопичені на субрахунку 154, переносяться на збільшення вартості НМА.

Для цього можна застосовувати форму акту введення в господарський оборот об'єкта права інтелектуальної власності (нечинна стара типова форма № НА-1): затверджена наказом Мінфіну №732 або актом довільної форми В акті зазначається сума витрат на модернізацію, на яку збільшується первісна вартість.

В інвентарну картку обліку НМА слід внести дані про зміну вартості та, за потреби, нові технічні характеристики чи строк служби.

Раді допомогти, звертайтесь ще!