Знищення первинної документації після закриття податкової перевірки: правила

Давайте розглянемо Ваше питання:

Так, ви можете знищити документи після перевірки, але за умови дотримання певних строків та процедур.

1. Головні умови для знищення

Навіть якщо перевірка пройшла успішно, документи не можна викидати одразу. Мають бути виконані такі вимоги:

• Строк зберігання: Минуло щонайменше 5 років (1825 днів) Стаття 44.3 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110 для звичайної первинки або 7 років для документів, пов'язаних з амортизацією чи міжнародними операціями.
• Завершення перевірки: Документи були предметом перевірки, і акт за її результатами остаточно оформлений.
• Відсутність спорів: Немає відкритих кримінальних проваджень, судових справ або незавершених процедур оскарження податкових повідомлень-рішень (ППР).
• Кадрові документи та зарплата зберігається (75 років)
• Документи про придбання/продаж основних засобів та їх амортизацію зберігаються протягом усього строку використання об'єкта плюс 3-5 років після його списання.
• Документи, що не можна знищувати взагалі (безстроково): Установчі документи, Річна фінансова звітність (баланси, звіти про фінансові результати), Свідоцтва та ліцензії, Документи Національного архівного фонду (НАФ).

2. Як це зробити правильно (покрокова інструкція)

Процедура має бути офіційно задокументована, щоб уникнути штрафів у майбутньому:

• Створення комісії: Наказом керівника призначається комісія (зазвичай бухгалтер, юрист, архіваріус).
• Проведення експертизи: Комісія відбирає документи, строк зберігання яких закінчився.
• Складання Акта про вилучення: Складається «Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду». В акті перелічуються назви справ або типи документів та їхня кількість.
• Фізичне знищення: Документи передаються на шредер або спеціалізованій компанії (утилізатору). Обов'язково отримайте від компанії накладну або акт про прийняття макулатури.

Важливо: Під час дії воєнного стану строки зберігання документів можуть бути «заморожені» або продовжені, тому перед знищенням варто перевірити, чи не підпадають ваші документи під мораторій.

Важливі застереження

• Мораторій під час війни: Строки зберігання документів, які не спливли станом на початок воєнного стану, зупиняються (заморожуються) на цей період. Це означає, що фактично зараз знищувати документи, яким «виповнилося» 3 чи 5 років під час війни, не варто. п. 69.9 підрозділу 10 розділу XX ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n8462
• Залежність від перевірки: Навіть якщо 5-річний строк минув, документи не можна знищувати, якщо за цей період не було податкової перевірки. https://ck.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/670132.html#:~:text

Раді допомогти, звертайтесь ще!