Облік витрат на спільну діяльність: які документи потрібні

Для відображення операцій за договором про спільну діяльність у бухобліку основний набір документів залежить від того, чи визначено ваше підприємство оператором (відповідальним за ведення обліку) чи звичайним учасником.

Основним документом для розподілу витрат 50/50 є Звіт про результати спільної діяльності (або Акт про розподіл спільних витрат), який складає оператор, та акт відшкодування витрат для проведення оплати частки іншим учасником.

Відповідно до ст. 1130 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n4821 спільна діяльність здійснюється без створення юридичної особи. Порядок покриття витрат визначається безпосередньо в договорі (ст. 1131).

У спільній діяльності один із учасників зазвичай призначається оператором — особою, яка веде бухгалтерський облік спільних справ окремо від власної діяльності (п. 3 НП(С)БО 12 Фінансові інвестиції https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0284-00#Text).

Якщо ви — оператор: ви збираєте всі первинні документи від постачальників (чеки, накладні на воду, ручки тощо) на свій баланс (або окремий баланс СД) і потім виставляєте рахунок партнеру на його 50%.
Якщо ви — учасник: ви отримуєте від оператора звіт про понесені витрати та компенсуєте свою частку.

Для того, щоб витрати (реклама, канцтовари, вода) були відображені в обліку, вам знадобляться:

• Договір про спільну діяльність: де чітко прописано умови розподілу витрат 50/50 та порядок їх відшкодування (ст. 1137 ЦКУ).


• Первинні документи від постачальників: накладні, акти виконаних робіт, фіскальні чеки на придбані товари (візитки, блокноти тощо). Вони мають бути виписані на оператора договору.


• Звіт оператора про витрати (або Акт розподілу витрат): внутрішній документ, який складає оператор наприкінці заходу або місяця. У ньому зазначається загальна сума витрат за проєктом та розрахунок частки кожного учасника (50/50).


• Акт приймання-передачі наданих послуг (або Акт про відшкодування витрат): на підставі цього акта учасник, який не купував товари напряму, відображає свою частку витрат у бухобліку.

Витрати учасника, понесені на спільну діяльність, визнаються витратами того періоду, в якому вони були здійснені (п. 7 НП(С)БО 16 Витрати https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00 ).
Якщо ви відшкодовуєте витрати партнеру, у вашому обліку це відображається як інші операційні витрати (Дт 949 Кт 685) на підставі отриманого звіту/акта від оператора.

Якщо учасники є платниками ПДВ, операції з передачі товарів/послуг у межах СД можуть прирівнюватися до постачання, що вимагає реєстрації податкових накладних (пп. 196.1.7 ПКУ).

Раді допомогти, звертайтесь ще!