Компенсація витрат на житло: законодавчі вимоги та оформлення виплат

Так, виплачувати таку компенсацію без підтвердних документів (договору оренди, квитанцій) можна, проте в такому разі вона розцінюється як звичайна грошова виплата працівнику, що підлягає повному оподаткуванню (ПДФО, ВЗ та ЄСВ).

Згідно із пп.2.3.4 Інструкції зі статистики заробітної плати №5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0114-04#o21, виплати, що мають індивідуальний характер, зокрема оплата найманого житла, належать до фонду оплати праці у складі інших заохочувальних та компенсаційних виплат.

Оскільки виплата передбачена трудовим договором і здійснюється у грошовій формі, вона оподатковується ПДФО 18%, ВЗ 5%, також на неї нараховується ЄСВ 22% (8,41%).

Але для того, щоб виплата вважалася саме компенсацією витрат, потрібні документи, що підтверджують ці витрати (договір оренди, чеки). Проте, оскільки компенсація житла працівнику не звільняється від податків, відсутність документів не змінює податкового навантаження. Якщо документів немає — виходимо з норми ст.9-1 КЗпП, згідно якої підприємства в межах своїх повноважень і за рахунок власних коштів можуть встановлювати додаткові порівняно з законодавством трудові і соціально-побутові пільги для працівників. Тоді достатньо локального документу- наприклад, наказу керівника для компенсації суми оренди житла в розмірі 10000грн щомісяця.

Якщо документів немає, підприємство не може стверджувати, що це відшкодування конкретних витрат. Це фактично стає «надбавкою» до зарплати на оздоровлення чи соціально-побутові потреби.

Таким чином, рекомендую: вказати у розділі «Оплата праці» або «Гарантії та компенсації» Трудового договору пункт про щомісячну виплату компенсації на житло у фіксованому розмірі; видати наказ наказ про встановлення такої виплати конкретному працівнику з посиланням на пункт трудового договору й нараховувати суму щомісяця разом із зарплатою, утримуючи всі податки.

Раді допомогти, звертайтесь ще!