Термін зберігання первинних документів для мікропідприємства з 2014 року

Так, можна знищити документи за 2014–2018 роки, але лише за умови спливу строків зберігання та відсутності “виняткових” документів.

Строки зберігання документів за Податковим кодексом Для юридичних осіб на загальній системі оподаткування встановлено такі строки зберігання документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків:

1825 днів (5 років) — для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку та фінансової звітності Податковий кодекс України, пп. 44.3.2.

2555 днів (7 років) — якщо документи стосуються контрольованих операцій (трансфертне ціноутворення) Податковий кодекс України, пп. 44.3.1.

1095 днів (3 роки) — для інших документів Податковий кодекс України, пп. 44.3.3. (п. 44.3 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text).

Водночас перебіг строків для перевірок та відповідно і до зберігання документів був зупинений на період карантину та воєнного стану (п. 52-8, п. 69.9 підрозд. 10 розд. ХХ Податкового кодексу України), тому фактичний строк «подовжився». Перевірки відносилися з 1 серпня 2023 року. Станом на 2026 рік податкові органи можуть перевіряти приблизно періоди починаючи з кінця 2019 року. Відповідно, 2014–2018 роки вже виходять за межі строків давності.

При цьому законодавство дозволяє знищувати документи навіть без проведення перевірки, якщо строк їх зберігання минув (Перелік типових документів, затверджений наказом Мін’юсту №578/5).

Але є важливі винятки. Не можна знищувати документи з оплати праці (особові рахунки, відомості) — вони зберігаються 75 років (Перелік №578/5). Також не слід знищувати документи на основні засоби, якщо такі активи ще обліковуються, оскільки вони підтверджують їх первісну вартість (НП(С)БО 7 «Основні засоби» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0288-00#Text).

Знищення повинно бути оформлене документально: створюється експертна комісія, проводиться відбір документів, складається акт про вилучення для знищення та затверджується керівником відповідно до Правил організації діловодства (наказ Мін’юсту №1000/5).

Отже, за загальним правилом у 2026 році можна знищувати первинні документи за 2014–2018 роки, якщо вони не належать до документів тривалого зберігання і не пов’язані з активами, що досі обліковуються.

Раді допомогти, звертайтесь ще!