Чи потрібно малим підприємствам вести подорожні листи на авто

Такий підхід досить ризиковий, та може призвести до значних податкових ризиків.

Відповідно до ст. 9 Закону України Про бухоблік https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14/ed20260101#n155, підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Факт заправки автомобіля на АЗС — це лише операція з придбання пального (переміщення активу з АЗС у бак), а не його використання.

Для списання пального на витрати потрібен документ, що підтверджує його фактичне витрачання під час роботи авто.

Хоча типові форми подорожніх листів скасовані, підприємства повинні самостійно розробити та затвердити власну форму первинного документа для обліку роботи транспорту. Цей документ (подорожній або маршрутний лист) має містити реквізити, що підтвержують реальність витрачання палива. Такими реквізитами на нашу думку є: маршрут, пробіг, показники спідометра та дані про витрати пального.

Без подорожнього листа важко довести, що автомобіль використовувався саме в господарській діяльності підприємства.

В такому випадку є ризики щодо ПДВ: якщо зв'язок із господарською діяльністю не підтверджено, платник ПДВ зобов'язаний нарахувати «компенсуючі» податкові зобов'язання згідно з пп. «г» п. 198.5 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4640

Також можливі ризики стосовно ПДФО та військового збору: податківці можуть розцінити списання пального без належного оформлення як використання в особистих цілях працівника. Це вважається додатковим благом (пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ), що оподатковується ПДФО (18% із застосуванням натурального коефіцієнта) та військовим збором (5%).

Списання пального має відбуватися в межах встановлених норм. Для цього на підприємстві має бути наказ про затвердження норм витрат палива для конкретного авто. Подорожній лист дозволяє порівняти фактичні витрати (за спідометром) із нормативними.

Раді допомогти, звертайтесь ще!