Обов'язкові документи для особових справ працівників на підприємстві

Категорії працівників, для яких особові справи ведуть в обов’язковому порядку, визначають відповідно Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5 (далі – Перелік № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14). Норми, встановлені Переліком № 578/5 поширюються на підприємства, установи, організації всіх форм власності. Зокрема, поз. 493 та 495 підрозділу 6 «Робота з кадрами» Переліку № 578/5 встановлює строк зберігання особових справ таких категорій працівників:

керівників організацій;
службовців;
професіоналів;
фахівців;
працівників громадських організацій;
сумісників.

Для визначення категорії працівника дивіться на першу цифру коду посади за Національним класифікатором професій ДК 003:2010, затверджений Наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 №327 (далі – КП) у штатному розписі. Якщо код професії починається із цифр 1 – 4, обов’язково формуйте особову справу.

Тобто, для працівників робітничих професій необов’язково вести особову справу. Проте, все ж радимо її оформити, адже в працівника можуть бути пільги, які треба ураховувати, приміром, при наданні відпусток (встановлена група інвалідності, посвідчення потерпілого від аварії на ЧАЕС або учасника бойових дій, неповнолітні діти або дитина з інвалідністю тощо). Для підтвердження такої інформації про себе працівник має надати копії відповідних документів, які зручно зберігати саме в його особовій справі.

Правила формування особової справи працівників усіх підприємств (крім держслужбовців) визначає п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. №1000/5 (далі – Правила №1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n4).Особові справи працівників державної служби формують відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22.03.2016 №64.

До особової справи додаються такі документи:

Внутрішній опис особової справи
Заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт)
Копія наказу про прийняття на роботу або витяг зі зведеного наказу
Особовий листок з обліку кадрів
Доповнення до особового листка з обліку кадрів
Автобіографія
Копія паспорта
Копія облікової картки платника податків (за наявності)
Копія військового квитка, тимчасового посвідчення або приписного свідоцтва (за наявності)
Копії документів про освіту
Копії документів про науковий ступінь, вчене звання
Копії документів, що є підставами для надання пільг
Заява про переведення на іншу роботу (посаду)
Копія наказу про переведення на іншу роботу (посаду) або витяг зі зведеного наказу
Заява про прийняття за сумісництвом
Копія наказу про прийняття за сумісництвом або витяг зі зведеного наказу
Заява про зміну біографічних даних
Копії документів (наказ) про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові)
Характеристики
Копії документів про підвищення кваліфікації
Копії документів про стажування
Копії документів про заохочення (нагородження, преміювання)
Документи з атестації
Заява про звільнення
Копія наказу про звільнення (витяг зі зведеного наказу)

Формуйте особову справу працівника в окремій папці, зручніше в картонному або пластиковому швидкозшивачу.

На зовнішньому боці напишіть прізвище, ім’я та по батькові працівника. Внутрішній опис прикріпіть на внутрішній обкладинці папки.

Зберігайте особові справи в шафах, які замикаються, адже вони містять персональні дані працівників. Підприємства та організації мають забезпечити їх захист, тому доступ до особових справ має бути обмеженим. Особові справи звільнених працівників зберігайте у відділі кадрів протягом двох років після звільнення, окремо від особових справ працюючих. Далі підготуйте для передачі до архіву підприємства (п. 1 гл. 4 розд. VI Правил №1000/5).

Раді допомогти, звертайтесь ще!